Paso 1: Crear Pre Recibo de Condominio
El Recibo de Condominio Principal o Master contiene un listado organizado de los gastos comunes u ordinarios, gastos extraordinarios, fondos de imprevistos y gastos individuales ( este último para aquellos gastos individuales que se repitan en cuanto a descripción y monto ) que se generaran en el periodo de cobranza respectivo.
En termino general, una plantilla base para procesar de forma masiva la creación de recibos de condominios para cada propiedad.
Ubicar el menú de módulos -> acceda al módulo de Pre-Recibo Condominio
Completar el formulario de cabecera del Pre-Recibo de Condominio
Lista de precio: selección de moneda a utilizar para generar recibos.
- Tasa de cambio: ajuste automático con la tasa del día del sistema.
- Diario contable: diario de contabilidad donde se registran los recibos de condominio de acuerdo a la tarifa de moneda seleccionada en lista de precio.
- Recibos de condominio moneda extranjera.
- Recibos de condominio moneda nacional.
Mes de recibo: mes correspondiente al recibo para efecto de recaudo de condominio.
Año de recibo: año correspondiente al recibo para efecto de recaudo de condominio.
Fecha emisión: reflejada en en los recibos de condominio y describe fecha en que es emitido el mismo, dicha fecha es importante para la selección de tasa de la divisa si se utiliza cobro en moneda extranjera y da inicio a los días de vencimientos del documento.
Términos de pago: condición de pago para los recibos de condominios, fecha de vencimiento.
Fecha de elaboración: fecha de uso interno para el control de creación del pre-recibo. (Carga automático)
Incorporar Cuotas Comunes y Cuotas Extra Ordinarias a recaudar
Servicios / Gasto: Nombre administrativo del servicio o gasto incurridos, importante establecer el producto correcto ya que el mismo tiene implicaciones contables dentro del sistema y contabilidad genera.
- Si el servicio no se encuentra en el listado use los item genéricos:
- Cuota común ordinario (Cuenta contable: Recaudo por cuota ordinaria)
- Cuota común extraordinaria (Cuenta contable: Recaudo por cuota extraordinaria)
- Descripción: descripción detallada para los recibos de condominios sobre el recaudo que se cobra a la propiedad.
- Monto en divisa: para recibo que usan como referencia de cobro moneda extranjera, el sistema convierte de forma automática a moneda nacional los monto de cobro en divisa.
- Monto en moneda nacional: puede incorporar monto en moneda nacional, el sistema realizara la conversación inversa a divisa.
- Distribución: para el caso de cuotas ordinarias por alicuota de la propiedad o distribuir de forma equitativa por la cantidad de propiedades.
Convertir de moneda nacional a divisa tiene impacto en la contabilidad de la misma por efecto de conversión y decimales.
Incorporar Fondo de Ahorro / Provisiones
- Ingrese los item que corresponda, si no encuentra el servicio requerido utilice el servicio genérico Fondo de Ahorro.
Incorporar Nota General que se vera reflejada en todos los recibos de condominio. (Opcional)
Incorporar Cuota Individual
- Puede incorporar gastos individuales si los mismo se repiten en todas los recibos de condominio del mes a generar.
- Distribución: recaudos individuales pueden ser cobrado por alicuota de la propiedad o se distribuye de forma equitativa por la cantidad de propiedades.
Guardar información, Fin del proceso de creación de Pre -Recibo
Se recomienda guardar sus avances cada cierto tiempo, para evitar pérdida de información por motivo de fallas de Internet, luz y otros.
Duplicar Pre Recibo, crear pre-recibos de forma rápida.
Mayormente los recibos de condominios los conforman los mismo item mes a mes, para gestionar los pre recibo de forma rápida y no tener que cargar cada item de forma individual en el pre recibo, puede duplicar el pre-recibo del mes anterior y una vez creado modificar y adecuar el nuevo pre-recibo con la información del mes que corresponda cobrar.
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