El Artículo 22 de la LPH establece las reglas básicas para la toma de decisiones en relación con la administración y conservación de las cosas comunes en un condominio.

 Artículo 22. - Lo concerniente a la administración y conservación de las cosas comunes a todos los apartamentos será resuelto por los propietarios. Lo concerniente a la administración y conservación de las cosas comunes a algunos apartamentos será resuelto por los propietarios de éstos. A falta de disposición en el documento de condominio, se aplicará lo dispuesto en los dos artículos siguientes.

​El Articulo 23 indica el procediendo para la realización de las Consultas Escritas ( Conocidas también como Carta Consulta )

A continuación, te describo el paso a paso de cómo se debe llevar a cabo este proceso, con sustento en la Ley de Propiedad Horizontal:

Procedimiento para Realizar una Consulta Escrita (Artículo 23 de la LPH)

Paso 1: Identificar la necesidad de la Consulta Escrita

• La Consulta Escrita se utiliza cuando no es posible o práctico realizar una asamblea presencial, o cuando se requiere consultar a los propietarios sobre un tema específico.
• Ejemplos de situaciones donde se aplica:
  • Aprobación de un aumento en las cuotas de mantenimiento.
  • Cambio de horario de uso de áreas comunes.
  • Instalación de nuevos servicios o mejoras en el condominio.

Paso 2: Elaborar la Consulta Escrita

• El Administrador o la Junta de Condominio debe redactar la consulta, la cual debe incluir:
  1. Pregunta o tema a consultar: Debe ser clara y específica.
     • Ejemplo 1: "¿Está de acuerdo con la instalación de cámaras de seguridad en las áreas comunes?"
  2. Opciones de respuesta: Generalmente, se ofrecen opciones como "Sí", "No" o "Abstención".
  3. Plazo para responder: Según el Artículo 23 de la LPH, el plazo es de 8 días a partir de la recepción de la consulta por parte de los propietarios.
  4. Instrucciones para responder: Indicar cómo y dónde deben enviarse las respuestas (por ejemplo, en la administración del condominio o por correo electrónico).

Paso 3: Convocar la Consulta Escrita

• La consulta escrita debe ser enviada a todos los propietarios, puede utilizar lista de acuse de recibo donde se firma y valide la recepción de la consulta por parte de los interesados.

Paso 4: Recepción de las Respuestas

• Los propietarios deben responder dentro del plazo establecido (8 días).
• El Administrador es responsable de recopilar las respuestas y verificar su validez.

Toma de Decisiones y Quórum Requerido

Paso 5: Verificación del Quórum

• Según el Artículo 23 de la LPH, para que la consulta sea válida, se requiere que los propietarios que respondan representen al menos dos tercios (2/3) del valor total del edificio en la primera consulta.
• Si no se alcanza este quórum, se realiza una segunda consulta, y en este caso, la decisión se toma con las respuestas de los propietarios que representen más de la mitad  (es decir, más del 50%) del valor total del edificio.

Ejemplo Práctico

• Imaginemos un edificio con 10 apartamentos, donde cada apartamento tiene un valor atribuido del 10%. Esto significa que el valor total del edificio es del 100%.
• Primera Consulta:
• • Para que la consulta sea válida, se necesita que las respuesta de los propietarios sumen al menos dos tercios (2/3) del valor total del edificio.
  • En este caso, 2/3 de 100% es aproximadamente 66.67%.
  • Esto significa que deben estar presentes (o representados) los propietarios de al menos 7 apartamentos (7 x 10% = 70%), ya que 6 apartamentos solo sumarían el 60%, que es menos del 66.67% requerido.
• Segunda Consulta:
• • Si dentro de los ocho (8) días siguientes a la consulta del último propietario interesado, el administrador no hubiere recibido un número de respuestas que permita dar por aprobada o negada la proposición consultada se procederá a una nueva consulta
  • Es decir, si en la primera consulta solo se recibieron de 5 respuesta de apartamentos (50%), no se alcanzó el quórum de 66.67%, por lo que se debe convocar una segunda consulta.
  • En la segunda consulta, el quórum requerido es más de la mitad del valor total del edificio, es decir, más del 50%.
  • En este caso, si respondieron los propietarios de 6 apartamentos (6 x 10% = 60%), la consulta se considera válida, porque se supera el 50% requerido.

Paso 6: Conteo de las Respuestas

• Una vez finalizado el plazo, el Administrador debe contar las respuestas y verificar si se alcanzó el quórum requerido.
• Si se alcanza el quórum, se procede a determinar el resultado de la consulta (por ejemplo, mayoría de "Sí" o "No").

Disposiciones Finales de Aprobación

Paso 7: Comunicación del Resultado

• El Administrador debe comunicar por escrito a todos los propietarios el resultado de la consulta.
• El resultado debe incluir:
  • Número de respuestas recibidas.
  • Porcentaje de propietarios que votaron "Sí", "No" o se abstuvieron.
  • Decisión final (aprobada o no aprobada).

Paso 8: Levantamiento del Acta

• Se debe levantar un acta que documente el proceso de la consulta escrita.
• El acta debe incluir:
  • Fecha de la consulta.
  • Pregunta o tema consultado.
  • Lista de propietarios que respondieron.
  • Resultados de las respuestas.
  • Decisión final.
• El acta debe ser firmada por el Administrador y asentada en el Libro de Actas de la Asamblea de Propietarios.

Paso 9: Ejecución de la Decisión

• Si la consulta es aprobada, el Administrador o la Junta de Condominio debe ejecutar la decisión (por ejemplo, proceder con la instalación de cámaras de seguridad).
• Si la consulta no es aprobada, se archiva el resultado y se informa a los propietarios.
• La consulta es aprobada, su cumplimiento es de carácter obligatoria por todos los propietarios, esta disposición se encuentra establecida en el Articulo 25 LPH.

Sustento Legal

• Ley de Propiedad Horizontal (LPH):
  • Artículo 23: Regula el quórum necesario para la consulta escrita (dos tercios en primera consulta y más de la mitad en segunda consulta).
• Código Civil:
  • Artículos relacionados con el mandato: Regulan la responsabilidad del Administrador en la ejecución de las decisiones tomadas por los propietarios.

Referencia Legal:

https://www.asambleanacional.gob.ve/storage/documentos/leyes/ley-de-ref-20220405162447.pdf

https://odoocondominio.com/slides/slide/ley-de-propiedad-horizontal-de-venezuela-238

https://www.asambleanacional.gob.ve/storage/documentos/leyes/ley-de-ref-20220406152223.pdf

https://odoocondominio.com/slides/slide/codigo-civil-venezolano-445