📋 Guía Informe de Gestión y Cuenta Condominio, Modelo de Transparencia y eficiencia Administrativa.

📋 Guía para elaborar el Informe de Gestión y Cuenta en Condominios: Modelo de gestión transparente y eficiencia administrativa

Presentar un informe y documentar la gestión del administración en la Propiedad Horizontal es una norma obligatoria y pilar fundamental de la transparencia en la gerencia administrativa de un condominio. Alguno marcos legales  indica la información mínima necesaria para este informe, indicando su periodicidad de entrega, documentación requerida, forma y formalismo de entrega.

Sumando a estos informes por norma contables técnicos y legales, se debe dar entrega un informe de gestión que comunique deforma clara, práctica y sencilla los puntos claves de la gerencia de los recurso generales de la comunidad y en este punto es donde, la mayoría de las juntas de condominio y administradoras tropiezan al limitarse a estructurar rígidas los datos financieros o terminología legal poco familiar para los copropietario, y esta falta de entendimiento fluido entre administrador y copropietarios convierte a las asambleas en espacios de conflicto.

Para resolver este problema, hemos diseñado este material como una guía para elaborar un reporte financiero y operativo de alto nivel. A través de este modelo de gestión integral, descubrirás cómo transformar un simple balance contable en una herramienta estratégica de gobernanza que genere confianza y reduzca costos comunitarios.

Parte de la integración y cambio radical que se plantea en este reporte lo encontrarán en la Sección 3 (Gestión Financiera) el punto acertado e innovador para la administración de condominios en Venezuela, Colombia, Dominicana, Panamá y Costa Rica.

La mayoría de los informes de gestión tradicionales cometen el error de enfocarse de forma casi exclusiva en la cartera morosa (Cuentas por Cobrar), dejando en una "caja negra" el origen de la deuda del condominio (Cuentas por Pagar) y la distribución del riesgo operativo. Al invertir ese orden y poner en primer lugar los Gastos Causados y las Cuentas por Pagar, transformamos el informe de un simple documento contable a una herramienta estratégica de gestión de riesgo comunitario.

1. El Gran Acierto: Priorizar los Gastos Causados y las Cuentas por Pagar

• Ruptura del paradigma tradicional: Al mostrar primero qué se debe (proveedores, nómina, impuestos) y cruzarlo contra la liquidez inmediata, desnudas la realidad operativa.
• El "Mapa de Riesgo" (Prorrateo del Pendiente por Pagar): Identificar qué servicios específicos (bombas de agua, ascensores, vigilancia) corren riesgo de corte o sanción por falta de pago cambia la psicología de la Asamblea. La morosidad deja de ser "el problema de un vecino" y pasa a ser la amenaza directa a la calidad de vida de todos.

2. Estructura de Tesorería Bimonetaria y Conciliaciones

• Separar la disponibilidad operativa de la restringida (Fondos de Reserva/Especiales) y desglosarla por diarios (Banco y Efectivo) aborda de frente la distorsión multimoneda (Nacional / USD) típica del entorno venezolano.
• La transparencia al explicitar si existe una "cuenta única con prorrateo contable" evita suspicacias sobre el uso del dinero del Fondos Restringidos para cubrir faltantes operativos.

3. Del Análisis a la Gobernanza (Mención Especial al Inicio)

• Ubicar la Mención y Agradecimiento Especial en el Seccion 2 (después de la introducción) es un acierto de comunicación: desarma la tensión previa a los números, reconoce el capital social y valida que la autogestión y la colaboración reducen los costos operativos.

A continuación evaluamos la estructura paso paso del informe de condominio, un modelo moderno con el cual usted como  usuario de Odoo Condominio puedan apoyarse y extraer la información necesaria para  redactar su informe de gestión y cuenta del periodo y realizar su entrega en tiempo record:

1. 📋 Informe de Gestión y Cuenta en Condominio. Título del informe

"Informe y cuenta de gestión período MES 202x – MES 202x"

Breve introducción del informae

2. Mensaje de la Administración y Reconocimiento Comunitario

(Esta sección abre nuestro informe para reconocer que el principal motor de nuestra copropiedad es la participación activa de sus habitantes).

Reconocimiento Comunitario: Agradecimientos a vecinos, comités o voluntariados (ej. jornadas de limpieza, embellecimiento de áreas verdes o apoyo logístico).

Propósito: Posicionar la participación y colaboración comunitaria como el motor principal de la convivencia y preservación del inmueble.

Análisis:

• La comunidad es el motor de la propiedad horizontal.
• Reconocer la colaboración al inicio genera sentido de pertenencia y legitima el informe ante los copropietarios.
• No es una sección legal, pero es una buena práctica de gobernanza.

🌟 MENCIÓN Y AGRADECIMIENTO ESPECIAL

• Reconocimiento Comunitario: Agradecimiento público a los copropietarios y residentes por su civismo, apoyo y contribución.
• Ejemplo de Gestión Colectiva: [Ejemplo: Un agradecimiento especial a los vecinos del Bloque C por la jornada voluntaria de limpieza y recuperación de áreas comunes realizada el pasado (Fecha). ¡Un gran ejemplo de unión y sentido de pertenencia!]

3. Gestión Financiera y Contable

Esta sección se centra en la liquidez presente del condominio. Comenzamos por el punto clave de toda administración de condominio, los gastos causados, su distribución analítica del por qué el gasto, a quién se le paga y de donde sale los fondos activos líquidos para cumplir con la obligación. En la segunda sección analizamos EL COMPORTAMIENTO DE LA TESORERÍA (Caja Real), disponibilidad a la fecha de corte de banco y efectivo en la tercera sección de Cuentas por Cobrar que determirá si podemos cumplir en el presente y futuro próximo con las obligaciones de mantenimiento y conservación de áreas comunes de la comunidad

En esta sección 3 vemos EL ORIGEN DE LA OBLIGACIONES DE LA COMUNIDAD Y DEBERES (Cartera Inicial LIQUIDEZ) Balance Cuenta por Cobrar / Cuenta por Pagar ¿Qué muestra?: El estado de la cartera total acumulada y las obligaciones vigentes al corte. Propósito: Es el punto de partida obligatorio. Determina con exactitud cuánto dinero debe la comunidad a proveedores y parte de acá la mis obligación legal de contribuir y  percibir el condominio de sus copropietarios para determinar y evaluar qué pasó en el banco.

3.1 Balance de Obligaciones: Cuentas por Pagar y Mapa de Riesgo Operativo:

Demuestra la aplicación real del dinero efectivamente gastado según la prioridad presupuestal y lo que aún esta pendiente por cumplir.

🟡 BALANCE CUENTAS POR PAGAR (Obligaciones | Tasa de cierre)

2.1.01 Cuenta por Pagar Proveedores (Desplegar por contactos)

2.1.02 Obligaciones Laborales, Nómina

2.1.03 Obligaciones Tributarias, Impuestos

2.1.05 Provision Control y Seguimiento

🔵 DISTRIBUCIÓN DESEMBOLSOS BANCO / EFECTIVO A RAZÓN DE GASTOS CAUSADOS

🏦 DIARIOS FONDOS OPERATIVOS (Desplegar por cuenta de Banco/Efectivo y cuenta contable de gasto causado)

🏦 DIARIOS FONDOS RESTRINGIDO (Desplegar por cuenta de Banco/Efectivo y cuenta contable de gasto causado)

🔴 PENDIENTE POR PAGAR PRORRATEADO A RAZÓN DE GASTOS CAUSADOS

Distribución Pendiente Pagar, ⚠️ EL MAPA DE RIESGO

5.1 GASTOS OPERACIÓN ORDINARIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CONSERVACIÓN

5.2 GASTOS DE OPERACIÓN EXTRAORDINARIA MANTENIMIENTO CORRECTIVO, REPARACIÓN Y ME

5.4 GASTOS NO COMUNES - SERVICIOS DE USO EXCLUSIVO

5.8 OTROS GASTOS Y AJUSTES FINANCIEROS

5.9 GASTOS DE DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN

 📊 TOTAL PENDIENTE DESEMBOLSO POR CUENTAS POR PAGAR

¿Qué muestra?: El prorrateo de los gastos devengados que no estan pendiente por pagar debido a la falta de liquidez, mapeando qué servicios específicos están en riesgo de quedar desfinanciados y expuestos a sanciones o multas por parte de los proveedores.

Propósito: Alerta a la junta y comunidad sobre la brecha operativa entre lo que se necesita gastar y lo que realmente hay en bancos, permitiendo identificar qué servicios específicos están en riesgo de suspenderse (ascensores, vigilancia, aseo). Esto es gestión de riesgo puro. Legitima la cobranza: cuando el copropietario ve que la administración también tiene obligaciones pendientes y las declara, la exigencia de pago deja de ser arbitraria y se vuelve una necesidad operativa demostrada.

⚠️ Nota: Este seccion del reporte se debe anunciar que anexo se encontraran documentado y organizados los soportes de las obligaciones pagas o pendiente de la comunidad en formato digital.

3.2 Situación de Tesorería: Disponibilidad Líquida Real (Conciliación Banco/Efectivo) en Fondos Operativos y Restringidos:

EL COMPORTAMIENTO DE LA TESORERÍA (activos líquidos disponibles o Caja Real) a la fecha del informe.

• ¿Qué muestra?: El saldo real, líquido y conciliado de cada una de las cuentas bancarias y cajas al día del corte.
• Propósito: Actúa como el validador de cierre definitivo de la tesorería.  Anexo se debe colocar los estado de cuenta de banco y libros de banco del sistema, para que la comunidad puede certificar visualmente que el dinero distribuido está físicamente resguardado en los extractos bancarios del condominio.

3.2.1 Disponibilidad en Fondos Operativos:

Muestra un balance actual de la situación financiera del condominio, cuanto dispone en Bancos y Efectivo para gasto de conservación y mantenimiento de áreas comunes, cuanto disponible para emergencia. Este apartado muestra Conciliaciones Bancarias y Saldos de Caja:

🏦 Banco Fondos Operativos Balance, lo disponible para gasto inmediato.
💵 Efectivo Fondos Operativos Balance, lo disponible para gasto inmediato️.

Esta sección debe ser un comparativo entre libros contables del sistema y estado de cuentas bancarias nacionales, sumado a los registros de tesorería de efectivo nacional para gastos operativos (caja chica).

3.2.2 Disponibilidad de Fondos Restringidos con destinación específica:

Especificar si se alimenta de cuota ordinaria o extraordinaria, y si está en Bs., USD o ambos. Informe del Fondo de Reserva y Fondos Especiales: Movimientos, egresos ejecutados para emergencias y disponibilidad real disponible.

🏦⚠️ Banco Fondos Restringidos Balance, disponible para gasto específicos (Banco distinto al operativo).
💵⚠️ Efectivo en Resguardo Restringidos,  disponible para gasto específicos (Efectivo distinto al operativo).

Nota: Hay situaciones donde el condominio solo cuenta con una sola cuenta de banco donde se mezcla los fondos en una sola cuenta, forzando la contabilidad de fondo restringidos y operativos a través del prorrateo.

Esta sección debe ser un comparativo entre libros contables del sistema y estado de cuentas bancarias nacionales, sumado a los registros de tesorería de efectivo nacional  y control de efectivo en divisas ( fondos bajo custodia / resguardo)

3.3 Gestión de Recaudación: Informe de Gestión de Cobranza y Matriz de Antigüedad:

🟡 BALANCE CUENTAS POR COBRAR (Morosidad | Tasa de cierre)

1.1.02.03 Cuenta por Cobrar Condominio (Desplegar por Diario)

1.1.02.* Cuenta por Cobrar Otras

🔵 DISTRIBUCIÓN RECAUDOS BANCO / EFECTIVO A RAZÓN DE EXPENSAS COMUNES E INGRESOS NO OPERACIONALES

🏦 DIARIOS FONDOS OPERATIVOS (Desplegar por cuenta de Banco/Efectivo y cuenta contable de ingreso causado)

🏦 DIARIOS FONDOS RESTRINGIDO (Desplegar por cuenta de Banco/Efectivo y cuenta contable de ingreso causado)

🔴 PENDIENTE POR COBRAR PRORRATEADO A RAZÓN DE INGRESOS CAUSADOS

Distribución Pendiente Pagar, ⚠️ EL MAPA DE RIESGO

• ¿Qué muestra?: El prorrateo de los ingresos devengados que no se pudieron recaudar debido a la morosidad, mapeando qué servicios específicos están en riesgo de quedar desfinanciados.
• Propósito: Alerta a la junta y comunidad sobre la brecha operativa entre lo que se necesita gastar y lo que realmente hay en bancos.

4.1 EXPENSAS DE OPERACIÓN ORDINARIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CONSERVACIÓN

4.2 EXPENSAS DE OPERACIÓN EXTRAORDINARIA MANTENIMIENTO CORRECTIVO, REPARACIÓN Y

4.3 CUOTAS PARA FONDOS RESTRINGIDOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA

4.4 CUOTAS NO COMUNES - SERVICIOS DE USO EXCLUSIVO

4.5 RENTAS POR EXPLOTACIÓN DE ÁREAS COMUNES

4.6 INTERESES, SANCIONES Y MULTAS A COPROPIETARIOS

4.8 OTROS INGRESOS Y AJUSTES FINANCIEROS

📊 TOTAL PENDIENTE A RECAUDAR CUENTAS POR COBRAR

REPORTE RESUMEN DE ANTIGÜEDAD POR COBRAR (Matriz Ejecutiva)

Muestra de forma rápida la concentración de la deuda de la comunidad según los días de mora:

Rango de Antigüedad	N° de Inmuebles	Total deuda (USD)	Total deuda (Bs.)	%  Total  en deuda
30 días (Al día / 1 mes)	08	$ 240,00	Bs. 16.800,00	15%
60 días (2 meses)	04	$ 320,00	Bs. 22.400,00	20%
90 días (3 meses)	02	$ 280,00	Bs. 19.600,00	18%
Más de 90 días (Morosos)	03	$ 760,00	Bs. 53.200,00	47%
TOTAL CARTERA	17	$ 1.600,00	Bs. 112.000,00	100%

RESUMEN DE LA SECCIÓN Gestión de financiera y Contable:

Breve resumen de la situación financiera del condominio desde el punto de liquides, de acuerdo con las secciones anteriores sobre obligaciones por pagar, disponibilidad de activos líquidos fondos operativos y restringidos, y la relación de gestión las cuentas por cobrar,  se podrá cumplir con las obligaciones del presente y próximo mes, se debe tomar decisiones de cobranza extrajudicial o judicial, alternativas de acción inmediata para recuperar liquidez, transacciones, convenios de pagos, financiación por parte de la misma comunidad.

Integración del Análisis de Riesgo Cruzado: 

Índice de Cobertura = Disponible Líquido en Bancos/Efectivo / Cuentas por Pagar Inmediatas (30 días)

Si es mayor a 1.0, la comunidad está sana.
Si es menor a 1.0, la comunidad está operando en déficit y requiere acciones inmediatas de cobranza o cuotas extraordinarias.

4. Gestión Administrativa y de Personal

En este informe se centra por una parte en lista actividades administrativas frente organismos públicos, entes de gobierno nacional, estatal y municipal. estatus de libros legales de condominios, estado de contrato con proveedores. Obligaciones criticas con terceros aún no cumplidas pronto a vencer, como se va a  gestionar la prioridad de pagos a proveedores de urgencia y pagos por adelantado que favorecen a la comunidad. Relación laboral con IVSS, FAOV, BANAVIH, INCES. Contratos de servicios, fecha de vencimiento y monto mensual. Relación laboral,  Si no hay personal propio, indicarlo expresamente. Cumplimiento tributario (retenciones ISLR/IVA) si aplica.

Pasivos y Pagos Anticipados: Balance de obligaciones pendientes frente a proveedores y relativas a pagos hechos por adelantado que favorecen a la copropiedad.

Relación de Proveedores Contratados: Estatus de contratos vigentes (elevadores, portones, bombas de agua, seguridad).

Gestión del Personal Residencial: Copia/relación de recibos de pago y solvencia de aportes parafiscales de ley (IVSS, FAOV/BANAVIH, INCES).

Gestión de impuestos Tributos: Copia/relación de recibos de pago y solvencia retenciones IVA pago ISLR. 

Presupuesto aprobado para gestión extraordinarias.

Gestiones de Cobro: Resumen de notificaciones de cobro enviadas, convenios de pago suscritos con propietarios morosos y expedientes remitidos a cobro prejurídico o judicial. Se enlaza y detalla en la sección Juridica del informe si pasan a demanda judicial.

4.1. Matriz de Cumplimiento Administrativo (Opcional)

Es el instrumento de control interno que verifica, área por área, si el condominio cumple con sus obligaciones legales, laborales, tributarias, contractuales, financieras, de convivencia y operativas. No es un reclamo: es una radiografía de la gestión administrativa.

4.1.1 Estructura general

La matriz se organiza por áreas de cumplimiento, cada una con obligaciones concretas, ente regulador, estado, fecha límite, soporte documental y responsable. Está diseñada para usarse como checklist de control interno y como anexo verificable del informe de gestión.

#	Área	Qué verifica	Riesgo si falla
A	Laboral y Parafiscal	Nómina, IVSS, FAOV/BANAVIH, INCES	Sanciones, demandas, paro de personal
B	Tributario	Retenciones ISLR/IVA, solvencias SENIAT	Multas, intereses, cierre administrativo
C	Legal y Libros	Actas, Libro Diario, Registro de Propietarios, póliza	Decisiones sin validez, patrimonio sin seguro
D	Contratos y Proveedores	Vigencia, montos, estado de pago	Interrupción de servicios esenciales
E	Financiero y Gestión	Informe anual, presupuesto, Fondo de Reserva	Desfinanciamiento, pérdida de transparencia
F	Convivencia y Jurídico	Casos, cobranza, demandas, mediaciones	Conflictos sin resolver, cartera irrecuperable
G	Operativo e Infraestructura	Ascensores, bombas, gas, tanques, extintores	Fallas graves, accidentes, gastos mayores

4.1.2 Matriz por áreas de cumplimiento

A. Cumplimiento Laboral y Parafiscal

KPI	Fórmula	Meta	Frecuencia
Tasa de solvencia parafiscal	(Aportes pagados / Aportes causados) × 100	100%	Mensual
Días de mora promedio IVSS/BANAVIH	Suma días mora / N° obligaciones	0 días	Mensual
% personal registrado y asegurado	(Personal inscrito / Personal total) × 100	100%	Mensual
Costo laboral por unidad	Costo total nómina / N° unidades	Referencia histórica	Mensual

B. Cumplimiento Tributario

KPI	Fórmula	Meta	Frecuencia
Tasa de cumplimiento tributario	(Obligaciones pagadas a tiempo / Total obligaciones) × 100	100%	Mensual
Monto de sanciones e intereses	Suma de multas + intereses	Bs. 0 / $ 0	Mensual
Días de mora promedio SENIAT	Suma días mora / N° obligaciones	0 días	Mensual
% solvencias vigentes	(Solvencias vigentes / Solvencias requeridas) × 100	100%	Trimestral

C. Cumplimiento Legal y de Libros

KPI	Fórmula	Meta	Frecuencia
% libros actualizados	(Libros al día / Libros totales) × 100	100%	Mensual
Días desde última acta registrada	Fecha corte – Fecha última acta	< 30 días	Mensual
% propietarios registrados	(Unidades con datos completos / Total unidades) × 100	100%	Trimestral
Vigencia de póliza	Días restantes para vencimiento	> 30 días	Mensual

D. Cumplimiento de Contratos y Proveedores

KPI	Fórmula	Meta	Frecuencia
% contratos vigentes	(Contratos vigentes / Contratos totales) × 100	100%	Mensual
% proveedores al día	(Proveedores sin mora / Total proveedores) × 100	100%	Mensual
Días promedio de atraso a proveedores	Suma días atraso / N° proveedores con mora	< 15 días	Mensual
% servicios esenciales cubiertos	(Servicios esenciales con contrato / Total esenciales) × 100	100%	Trimestral

E. Cumplimiento Financiero y de Gestión

KPI	Fórmula	Meta	Frecuencia
% ejecución presupuestaria	(Gasto ejecutado / Gasto presupuestado) × 100	90–110%	Mensual
% recaudación de cuotas	(Recaudado / Facturado) × 100	> 95%	Mensual
Brecha operativa	Disponible – Obligaciones pendientes	≥ 0	Mensual
% Fondo de Reserva respecto al presupuesto	(Saldo Fondo / Presupuesto anual) × 100	≥ 5%	Trimestral
% rendición de cuotas extraordinarias	(Obras rendidas / Obras con cuota extraordinaria) × 100	100%	Al cierre de obra

F. Cumplimiento de Convivencia y Jurídico

KPI	Fórmula	Meta	Frecuencia
Tasa de resolución de casos	(Casos cerrados / Casos recibidos) × 100	> 80%	Mensual
Tiempo promedio de resolución	Suma días resolución / Casos cerrados	< 30 días	Mensual
% morosidad en cobro prejurídico	(Monto en prejurídico / Cartera total) × 100	Referencia	Mensual
% morosidad en cobro judicial	(Monto en judicial / Cartera total) × 100	Referencia	Trimestral
Tasa de acuerdos de pago cumplidos	(Convenios cumplidos / Convenios suscritos) × 100	> 70%	Trimestral

G. Cumplimiento Operativo y de Infraestructura

KPI	Fórmula	Meta	Frecuencia
Índice de Cumplimiento Global (ICG)	(Obligaciones cumplidas / Total obligaciones) × 100	≥ 90%	Mensual
Índice por área	(Cumplidas área / Total área) × 100	≥ 85%	Mensual
Tendencia de cumplimiento	ICG mes actual – ICG mes anterior	≥ 0	Mensual
N° de áreas en rojo	Conteo áreas con ICG < 70%	0	Mensual

H. Resumen de Cumplimiento

Área	Propósito Central	Importancia Clave
A. Laboral y Parafiscal	Cumplir con el personal y la seguridad social	Evitar sanciones y demandas laborales
B. Tributario	Cumplir como contribuyente y agente de retención	Evitar sanciones del SENIAT y alcaldías
C. Legal y Libros	Mantener la vida jurídica del condominio	Dar validez a las decisiones y proteger el patrimonio
D. Contratos y Proveedores	Controlar los servicios esenciales	Garantizar continuidad operativa
E. Financiero y Gestión	Rendir cuentas y ejecutar el presupuesto	Transparencia y sostenibilidad financiera
F. Convivencia y Jurídico	Gestionar conflictos y cobranza judicial	Mantener la armonía y recuperar cartera
G. Operativo e Infraestructura	Mantener los sistemas críticos	Preservar el inmueble y la seguridad
H. Resumen de Cumplimiento	Sintetizar el estado general	Facilitar la evaluación y toma de decisiones

Ejemplo de tablero mensual (una página)

Área	KPI	Meta	Ene	Feb	Mar	Tendencia
A	Solvencia parafiscal	100%	100%	86%	100%	🟢
B	Cumplimiento tributario	100%	100%	100%	100%	🟢
C	Libros actualizados	100%	88%	88%	88%	🟡
D	Contratos vigentes	100%	88%	88%	88%	🟡
E	Brecha operativa	≥ 0	-$800	-$1.200	-$1.630	🔴
F	Resolución de casos	> 80%	75%	80%	86%	🟢
G	Mantenimiento al día	100%	88%	88%	88%	🟡
H	ICG global	≥ 90%	88%	90%	90%	🟢

5. Gestión Operativa y Situación Estructural

Bitácora de Trabajos Mantenimiento Ordinario y Preventivo : Trabajos cotidianos finalizados en zonas comunes. Resumen de intervenciones en áreas comunes (iluminación, plomería, jardinería, bombas de agua, ascensores) trabajos por mantenimiento ordinarios

Bitácora de Trabajos Correctivos y Reparación en Desarrollo: . Reporte porcentual de avance físico de obras correctivas o servicios de reparación (bombas de agua, ascensor reparación por avería, fachada comestica, filtración, etc.) y ejecución de cuotas extraordinarias.

Bitácora de Proyectos y Obras Mayores: Avances físicos y financieros en trabajos de envergadura (impermeabilización, pintura de fachadas general, perforación/adecuación de pozos profundos, automatización de accesos).

Cronograma de Próximos Eventos: Asambleas, jornadas comunitarias o reuniones técnicas programadas.

⚠️ Esta sección debe estar acompañado de material audio visual, fotos de procesos, imagen del área o servicio común antes de las operaciones, resultados del trabajo, entrevistas a la comunidad, videos de la gestión de proveedores.

Observaciones:

Elemento	Observación
Bitácoras	El formato "Finalizados / En proceso / En progreso" es muy comunicativo.
Obras mayores	Se debe vincular cada obra con su cuota extraordinaria y su saldo. Cada obra mayor debe mostrar costo total, ejecutado, pendiente y saldo de la cuota extraordinaria. Si no se vincula, el lector no sabe si hay dinero para terminarla.  Añadir fecha estimada de culminación y responsable.
Próximos eventos	Programación de eventos sociales, proyectos de mejoras. Separar eventos comunitarios de técnicos/asambleas.
Matriz de estado de sistemas críticos	Estado de la infraestructura crítica (ascensores, bombas, tableros eléctricos, gas). (Operativo / En mantenimiento / Fuera de servicio). Añadir ficha por obra mayor con: nombre, monto aprobado, monto ejecutado, saldo disponible, % avance, fecha estimada, proveedor responsable, fotos.

Matriz de Estado de Infraestructura Crítica: Ejemplo semáforo operativo de los sistemas clave del inmueble en el Módulo Operativo:

Sistema Crítico	Estatus Actual	Último Mantenimiento	Próximo Mantenimiento	Riesgo / Observación
Sistema Hidroneumático	🟢 Operativo	12/02/2026	12/05/2026	Trabajo preventivo al día.
Ascensor Principal	🟡 En Mantenimiento	01/03/2026	15/03/2026	Reemplazo de guayas al 50%.
Cerco Perimetral	🔴 Fuera de Servicio	10/10/2025	Pendiente	Cotización aprobada en espera de fondos.

6. Sección Aspectos Jurídicos y Convivencia

Estatus Legal: Procedimientos judiciales o mediaciones en curso por morosidad grave u otras disputas.

Gestión del Reglamento Interno y Comité de Convivencia: Casos atendidos y actuaciones realizadas ante infracciones de convivencia por ruidos molestos, uso indebido de áreas comunes/estacionamientos y cumplimiento del Reglamento Interno.

Acciones demanda por Cobro por vía ejecutiva: Convenios de transacciones Código Civil acordados con propietarios,  expedientes elevados a cobro judicial.

Estatus de Procedimientos Legales: Situación de demandas por cobro de bolívares, procedimientos ante inspecciones del trabajo (LOTTT) o mediaciones ante entes municipales/comunitarios.

Observaciones:

Elemento	Observación
Confidencialidad	Los casos de convivencia y morosidad deben presentarse sin nombres completos ni datos sensibles en el informe general. Usar códigos de unidad (ej. "Apto. 3-B").
Estatus legal	Añadir número de expediente y tribunal si está en sede judicial.
Convivencia	Añadir número de casos atendidos, cerrados y pendientes.
Estado de libros legales	Estado de libros legales (Libro de Asamblea, Libro de Junta, Libro Diario) y su situación de sellado/actualización.

Documentos Legales Bajo Custodia y Actualización

El Administrador o la Junta de Condominio debe mantener al día y a disposición los siguientes instrumentos:

1. Libro de Actas de Asamblea: Firmado por los asistentes a las reuniones formales.
2. Libro Diarios/Contable de la Copropiedad: Registro ordenado de todos los asientos de ingresos y egresos.
3. Registro de Propietarios y Residentes: Datos de contacto, documento de identidad y alícuota correspondiente a cada inmueble de la copropiedad.

7. Anexos, reportes extraordinarios y reportes Legales Obligatorios:

De acuerdo a legislación de cada país existe documentación obligatorio que debe contener un reportes de gestión y cuenta, por ejemplo caso habitual Libro Diario de contabilidad, documento donde se suscribe toda transacción contable de forma cronológica ocurrida en la gestión diario y financiera de una comunidad.

Cualquier otros reporte que el administrador o Junta de condominio desee integrar como registros adicionales y herramientas auxiliares (tales como el Libro Mayor, balances de comprobación, estados de cuenta, estado de resultado, actas, reportes de proveedores, controles de inventario, registros detallados de morosidad, soporte digital de facturas de gastos) es una práctica totalmente válida, profesional y recomendable.

Solo debe tener presente mantener coherencia practica y no abromar con excesiva información un informe que puede generar un efecto contrario (abrumar al lector, causado dudas y poco claridad)

Los siguiente principios son claves para la presentación de un informe de gestión y cuenta para un condominio:

1. Principio de Claridad y Comprensibilidad (Tu base)

• Definición: La información financiera y operativa debe ser estructurada de forma sencilla, fluida y sin tecnicismos innecesarios.
• Aplicación en el Condominio: Su objetivo es que cualquier copropietario, sin importar si tiene conocimientos contables o no, pueda leer el informe y entender con precisión en qué se gastó el dinero y cuál es la situación real del edificio. Se deben evitar las ambigüedades.

2. Principio de Verificabilidad y Soporte Documental (Tu base: "Comprobable")

• Definición: Toda cifra, gasto u obra plasmada en el informe debe tener un rastro físico o digital que valide su existencia real.
• Aplicación en el Condominio: El informe no se basa en la buena fe del administrador. Cada Bolívar (Bs.) o Dólar (USD) reflejado debe estar respaldado por facturas legales (bajo normas SENIAT), recibos de pago de nómina, estados de cuenta bancarios conciliados y, tal como sugeriste, un registro fotográfico o audiovisual que demuestre la ejecución física de las obras en las áreas comunes.

3. Principio de Oportunidad y Disponibilidad (Tu base: "Disposición")

• Definición: La información debe ser puesta a disposición de los interesados en el momento adecuado para que sea útil en la toma de decisiones.
• Aplicación en el Condominio: De nada sirve un informe perfecto si se entrega un año tarde. El documento debe publicarse con la antelación suficiente previa a la Asamblea (según los tiempos de convocatoria de la LPH) para que la comunidad pueda analizarlo, formular preguntas y ejercer su derecho al voto de manera informada.

4. Principio de Integridad y Transparencia Financiera (Completa el "Requerimiento Legal")

• Definición: No se debe omitir ninguna información significativa. El informe debe mostrar la totalidad de la realidad económica, tanto lo positivo como lo negativo.
• Aplicación en el Condominio: Cumple con el mandato del Artículo 20 de la LPH. Implica que no se pueden ocultar deudas con proveedores, pasivos laborales pendientes, ni subestimar la morosidad. Si existen fondos en efectivo (USD cash) en la caja chica, deben declararse con la misma rigurosidad que las cuentas bancarias en bolívares.

5. Principio de Prudencia y Continuidad (El toque del "Buen Padre de Familia")

• Definición: Los ingresos y activos solo se registran cuando están efectivamente realizados, pero los gastos, riesgos y pasivos se registran tan pronto como se conocen.
• Aplicación en el Condominio: El administrador debe ser conservador con las finanzas comunes. No puede asumir proyectos basándose en "promesas de pago" de vecinos morosos. El informe debe reflejar provisiones reales para contingencias (Fondo de Reserva) asegurando que el condominio mantenga su operatividad técnica y económica a largo plazo.

8. Resumen Ejecutivo de 1 Página

El resumen ejecutivo va al inicio del informe, después del título y antes del mensaje de la administración. Su objetivo es que cualquier copropietario entienda la situación del condominio en menos de 2 minutos.

RESUMEN EJECUTIVO

Informe y Cuenta de Gestión — Período: [Mes/Año] — [Mes/Año]

Fecha de corte: //____

Administrador: [Nombre]

Junta de Condominio: [Nombres]

1. Situación de Liquidez

Indicador	Valor	Estado
Disponibilidad en fondos operativos	Bs. X / $ X	🟢 / 🟡 / 🔴
Disponibilidad en fondos restringidos	Bs. X / $ X	🟢 / 🟡 / 🔴
Cuentas por pagar (obligaciones pendientes)	Bs. X / $ X	🟢 / 🟡 / 🔴
Cuentas por cobrar (morosidad)	Bs. X / $ X	🟢 / 🟡 / 🔴
Brecha operativa (disponible – obligaciones)	Bs. X / $ X	🟢 / 🟡 / 🔴

Interpretación: [1–2 líneas explicando si el condominio puede cumplir con sus obligaciones del próximo mes.]

2. Morosidad

Rango	N° Inmuebles	Total USD	Total Bs.	%
30 días	__	$ __	Bs. __	__%
60 días	__	$ __	Bs. __	__%
90 días	__	$ __	Bs. __	__%
Más de 90 días	__	$ __	Bs. __	__%
TOTAL	__	$ __	Bs. __	100%

Interpretación: [1–2 líneas sobre la concentración de la deuda y su impacto en la liquidez.]

3. Obligaciones Pendientes y Mapa de Riesgo

Servicio / Proveedor	Monto pendiente	Riesgo si no se paga
[Proveedor 1]	Bs. X / $ X	🟡 Suspensión de servicio
[Proveedor 2]	Bs. X / $ X	🔴 Multa / sanción
[Obligación laboral]	Bs. X / $ X	🔴 Sanción IVSS/BANAVIH
[Obligación tributaria]	Bs. X / $ X	🔴 Sanción SENIAT
TOTAL	Bs. X / $ X	—

Interpretación: [1–2 líneas sobre los riesgos más críticos.]

4. Obras en Curso

Obra	Avance físico	Ejecutado	Saldo disponible	Estado
[Obra 1]	X%	Bs. X / $ X	Bs. X / $ X	🟡 En ejecución
[Obra 2]	X%	Bs. X / $ X	Bs. X / $ X	🔴 Paralizada
TOTAL	—	Bs. X / $ X	Bs. X / $ X	—

Interpretación: [1–2 líneas sobre el estado de las obras y su financiamiento.]

5. Cumplimiento Administrativo

Área	% Cumplimiento	Estado
Laboral y Parafiscal	X%	🟢 / 🟡 / 🔴
Tributario	X%	🟢 / 🟡 / 🔴
Legal y Libros	X%	🟢 / 🟡 / 🔴
Contratos y Proveedores	X%	🟢 / 🟡 / 🔴
Financiero y Gestión	X%	🟢 / 🟡 / 🔴
Convivencia y Jurídico	X%	🟢 / 🟡 / 🔴
Operativo e Infraestructura	X%	🟢 / 🟡 / 🔴
TOTAL	X%	🟢 / 🟡 / 🔴

6. Riesgos Principales

Riesgo	Nivel	Acción inmediata
[Riesgo 1]	🔴 Alto	[Acción]
[Riesgo 2]	🟡 Medio	[Acción]
[Riesgo 3]	🟢 Bajo	[Acción]

7. Recomendaciones de la Administración

1. [Recomendación 1]
2. [Recomendación 2]
3. [Recomendación 3]

8. Conclusión

[Párrafo de 2–3 líneas resumiendo la situación general del condominio y la viabilidad de cumplir con sus obligaciones en el próximo mes.]

Elaborado por: [Nombre del Administrador]

Fecha: //____

Firma: _______________________

3.1 Ejemplo aplicado del resumen ejecutivo

RESUMEN EJECUTIVO

Informe y Cuenta de Gestión — Período: Enero 2025 – Febrero 2025

Fecha de corte: 28/02/2025

Administrador: Juan Pérez

Junta de Condominio: María López, Carlos Ruiz, Ana Gómez

1. Situación de Liquidez

Indicador	Valor	Estado
Fondos operativos	Bs. 45.000 / $ 600	🟡
Fondos restringidos	Bs. 112.000 / $ 1.600	🟢
Cuentas por pagar	Bs. 156.000 / $ 2.230	🔴
Cuentas por cobrar	Bs. 112.000 / $ 1.600	🔴
Brecha operativa	-Bs. 111.000 / -$ 1.630	🔴

Interpretación: El condominio no cuenta con liquidez suficiente para cubrir la totalidad de sus obligaciones del próximo mes. Se requiere activar cobranza intensiva y priorizar pagos críticos.

2. Morosidad

Rango	N° Inmuebles	Total USD	Total Bs.	%
30 días	8	$ 240	Bs. 16.800	15%
60 días	4	$ 320	Bs. 22.400	20%
90 días	2	$ 280	Bs. 19.600	18%
Más de 90 días	3	$ 760	Bs. 53.200	47%
TOTAL	17	$ 1.600	Bs. 112.000	100%

Interpretación: El 47% de la deuda se concentra en 3 unidades con más de 90 días de mora. Se recomienda evaluación para cobro prejurídico.

3. Obligaciones Pendientes y Mapa de Riesgo

Servicio / Proveedor	Monto pendiente	Riesgo
Ascensores	Bs. 28.000 / $ 400	🟡 Suspensión de servicio
Vigilancia	Bs. 56.000 / $ 800	🔴 Suspensión de servicio
IVSS / BANAVIH	Bs. 14.000 / $ 200	🔴 Sanción
SENIAT (IVA)	Bs. 8.400 / $ 120	🔴 Sanción
TOTAL	Bs. 106.400 / $ 1.520	—

4. Obras en Curso

Obra	Avance	Ejecutado	Saldo	Estado
Impermeabilización azotea A	60%	Bs. 168.000 / $ 2.400	Bs. 28.000 / $ 400	🟡
Cerco perimetral	75%	Bs. 84.000 / $ 1.200	Bs. 28.000 / $ 400	🟡

5. Cumplimiento Administrativo: 90% 🟡

6. Riesgos Principales:

Riesgo	Nivel	Acción
Suspensión de vigilancia	🔴 Alto	Negociar prórroga de pago
Sanción SENIAT	🔴 Alto	Priorizar pago de IVA
Paralización de obras	🟡 Medio	Acelerar cobranza

7. Recomendaciones:

1. Activar cobranza prejurídica para las 3 unidades con más de 90 días.
2. Priorizar pago de vigilancia y obligaciones tributarias.
3. Convocar asamblea extraordinaria para evaluar alternativas de financiamiento.

8. Conclusión:

El condominio enfrenta una brecha operativa negativa de Bs. 111.000 / $ 1.630 que requiere acción inmediata. La morosidad concentrada en 3 unidades y las obligaciones pendientes con proveedores críticos representan el principal riesgo. Se recomienda ejecutar el plan de cobranza y priorizar pagos esenciales para garantizar la continuidad operativa.

La clave del éxito, como lo demuestran los expertos, una buena contabilidad no es solo un requisito legal: es la herramienta que fortalece la confianza, evita conflictos y garantiza la sostenibilidad de tu Propiedad Horizontal.

​ ¡Documentación al Día! Control la información total de su condominio.

Contáctenos y juntos mejoraremos tu Condominio, Sistema Administrativo y Contable. Contáctenos