En la administración de condominios (o propiedad horizontal), una de las mayores dificultades que enfrentan los administradores es la morosidad en los pagos de las cuotas condominales.

Recordemos que vivir en comunidad trae consigo responsabilidades compartidas, y en Latino América ( un país mas que otros) las dinámicas económicas de cada condominio nos pueden presentar  desafíos adicionales para mantener un flujo de caja / ingresos necesario para cumplir con las obligaciones y funcionamiento óptimo de las áreas comunes, la seguridad y los servicios que todos disfrutan. 

Para mantener este flujo financiero de ingresos / recaudos, la proactividad en la cobranza no solo se traduce en una buena prácticas, sino una necesidad imperante, la estrategia de envío de Recordatorio de Pagos, Recordatorio de Deudas Pendientes.

La gestión de envío de recordatorios  es mucho más que una simple tarea operativa; es una estrategia de gerencia fundamental en la cobranza eficiente de los gastos comunes. Esta práctica no solo agiliza el flujo de ingresos, sino que también contribuye a la salud financiera y la buena convivencia dentro de la comunidad.

El envío de recordatorio no se trata de "presionar", sino de facilitar y recordar una obligación que beneficia a todos.

1. Bases Teóricas: Gestión Administrativa y Cobranza Eficiente

Teoría de la Agencia (Jensen & Meckling, 1976):

En el contexto condominal, existe una relación de agente (administrador) y principal (propietarios). Según esta teoría, los conflictos surgen cuando los propietarios (principales) no cumplen con sus obligaciones financieras, perjudicando al condominio (representado por el administrador).

• Solución: Los recordatorios formales reducen la asimetría de información y alinean intereses mediante comunicación clara.

Principio de Pareto (80/20) en la Morosidad:

El 80% de los problemas de liquidez en condominios suelen provenir del 20% de los propietarios morosos (Koch, 1998). Una gestión proactiva de cobranza permite focalizar esfuerzos en estos casos críticos.

Teoría del Comportamiento Planificado (Ajzen, 1991):

La conducta de pago está influenciada por:

1. Actitud (percepción de obligación).
2. Normas subjetivas (presión social para cumplir).
3. Control percibido (facilidad para pagar).

• Aplicación: Recordatorios periódicos refuerzan la norma de pago oportuno y reducen la tolerancia a la mora.

Teoría de la Administración por Objetivos (APO) de Peter Drucker: 

Esta teoría, que enfatiza la definición de objetivos claros y el monitoreo constante para alcanzarlos, se aplica perfectamente a la cobranza. El objetivo es mantener la morosidad en niveles mínimos y asegurar la liquidez. Los recordatorios son una herramienta de monitoreo y ajuste que nos acerca a esa meta. Cada recordatorio es un paso activo hacia el cumplimiento del objetivo financiero del condominio.

Principios de Gestión de Cal​idad Total (TQM): 

Si bien TQM se asocia a la producción de bienes y servicios, sus principios de mejora continua y enfoque en el cliente son aplicables. Un proceso de recordatorio bien diseñado es un indicador de un sistema de gestión de cobranza "de calidad", que busca prevenir problemas (morosidad) antes de que se agraven y mantener una relación fluida con el "cliente" (el copropietario).

Control Preventivo: 

En el ámbito del control gerencial, se distingue entre control preventivo, concurrente y correctivo. La gestión de recordatorios es un ejemplo claro de control preventivo. Actúa antes de que la deuda se convierta en un problema crónico, evitando la necesidad de acciones correctivas más costosas y complejas como gestiones de cobro extrajudiciales o judiciales. Como bien señala Henry Fayol, "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar", y la previsión del flujo de caja mediante recordatorios es una manifestación directa de este principio.

2. Tipos de Deudas y su Impacto en la Gestión Condominal

A. Deudas Generales (Cuotas Ordinarias)

• Definición: Pagos obligatorios para gastos comunes (mantenimiento, seguridad, servicios).
• Importancia:
  • Según la Ley de Propiedad Horizontal  y Condominios (artículos varían por país), su impago puede acarrear intereses moratorios, embargos o acciones legales.
  • Un estudio de CAI (Community Associations Institute) revela que condominios con sistemas automatizados de recordatorios reducen la morosidad en hasta un 40%.

B. Deudas Específicas (Multas, Reparaciones, Cuotas Extra Ordinarias)

• Definición: Sanciones por incumplimiento de reglamentos o gastos extraordinarios.
• Importancia:
  • Una investigación de Harvard Business Review (2018) señala que la falta de seguimiento a deudas específicas genera "free riders" (beneficiarios que no contribuyen).
  • Ejemplo: Si un propietario daña un ascensor y no paga la reparación, el costo recae en la comunidad.
  • Ejemplo: cuota Extraordinaria para reparaciones mayor de la residencia.

3. Estrategias Comprobadas para una Gestión Eficiente

a. Comunicación Escalonada

• 1er Recordatorio: Correo electrónico amistoso (día 5 de mora).
• 2do Recordatorio: Carta formal con detalles de la deuda (día 15).
• 3ra Notificación: Notificación legal con advertencia de acciones (día 30).

Fuente: Modelo de la "Escalera de Cobranza" (ICMA, 2020).

b. Automatización con Software

Herramientas como Odoo Condominio permiten:

• Envío automático de recordatorios.
• Generación de reportes de morosidad.
• Integración con métodos de pago en línea.

c. Reuniones de Seguimiento

• Presentar informes trimestrales de morosidad en juntas de condominio (transparencia).
• Aplicar presión social controlada (ej.: listados públicos de deudores, si la ley lo permite).

Beneficios Clave de los Recordatorios de Deudas:

✅ Optimización del Flujo de Caja: Los recordatorios actúan como un catalizador para el pago, reduciendo el tiempo que transcurre entre el vencimiento de la deuda y su cancelación. Esto asegura que la administración cuente con los fondos necesarios para cubrir los gastos operativos del condominio, como mantenimiento, servicios básicos, seguridad y nómina del personal. Un flujo de caja constante evita interrupciones en los servicios y previene la acumulación de deudas con proveedores.

✅ Reducción Drástica de la Morosidad (El Problema de Todos): La experiencia demuestra que una parte significativa de los retrasos en los pagos se debe a simples olvidos o despistes. Un recordatorio oportuno puede evitar que una deuda se convierta en un problema mayor. Es un mecanismo de prevención de morosidad, mucho más eficiente que tratar de recuperarla cuando ya es crónica, la cual si se permite llegar a esas instancias se requerirá acciones de cobranza más complejas y costosas.Lo mejor es evitarla con mecanismos de recordatorios pro activos.

✅ Fomento de la Conciencia y Responsabilidad: Los recordatorios constantes sensibilizan y educan a los copropietarios sobre la importancia de cumplir con sus obligaciones financieras. Esto fomenta una cultura de responsabilidad y puntualidad en los pagos, e refuerza el sentido de pertenencia y responsabilidad colectiva lo que beneficia a toda la comunidad. Cuando los propietarios entienden el impacto de sus contribuciones en el mantenimiento del condominio, es más probable que cumplan a tiempo. Una comunidad informada y consciente es una comunidad más dispuesta a cumplir sus deberes.

✅ Transparencia y Claridad: Un buen recordatorio no es solo un "pague", sino un "pague esto por estos conceptos". Desglosar las deudas (generales o específicas) brinda claridad y evita malentendidos. Esta transparencia al saber exactamente qué se les está cobrando, se evitan malentendidos y posibles disputas. Esto facilita la comunicación y fortalece la confianza entre la administración y los copropietarios.

✅ Apoyo a la Gestión Legal (si aplica): En caso de que se llegue a instancias legales para la cobranza de deudas persistentes, contar con un registro documentado de los recordatorios enviados sirve como prueba del cumplimiento de la administración en sus intentos de cobro. Esto fortalece la posición legal del condominio y agiliza los procesos judiciales, si fuesen necesarios. Un historial de recordatorios enviados sistemáticamente es una prueba irrefutable del cumplimiento de la administración en sus intentos de conciliación y cobro. Esta documentación es invaluable.

✅ Liberación de Recursos Administrativos: Al automatizar o agilizar el proceso de recordatorios, la administración del condominio puede liberar tiempo y recursos que de otro modo se destinarían a la cobranza manual. Esto permite que el personal se enfoque en otras tareas importantes, como la supervisión de mantenimiento, la gestión de proyectos de mejora o la atención directa a problemas de la comunidad y atención a los propietarios.

 Odoo Condominio y la gestión de Recordatorios

Odoo Condominio es una solución tecnológica diseñada para optimizar la gestión administrativa de condominios, incluyendo la automatización de recordatorios de deudas pendientes, lo que garantiza una cobranza más eficiente y reduce la morosidad.

Recuerden que la gestión profesional de recordatorios no solo mejora la recaudación, sino que también fomenta una cultura de responsabilidad colectiva. Como señala Peter Drucker en "Management: Tasks, Responsibilities, Practices" (1973):

"Lo que no se mide, no se puede mejorar".

Implementar un protocolo claro, documentado y basado en teorías administrativas es clave para la sostenibilidad financiera de cualquier condominio.

Acá te mostramos como hacerlo, clic en la imagen: