Definición básica de Contabilidad:
La contabilidad es el proceso de registrar, clasificar, resumir e interpretar la información financiera de una empresa o entidad. Su objetivo es proporcionar a los usuarios internos y externos información precisa y relevante sobre la situación financiera y el rendimiento de la entidad. La contabilidad se rige por principios y normas establecidos para garantizar la transparencia y la fiabilidad de la información financiera. En importante conocer los términos básicos de contabilidad para lle la contabilidad de un condominio.
Objetivos principales de la Contabilidad:
- Registro de transacciones: La contabilidad tiene como objetivo principal registrar todas las transacciones financieras de una empresa, como compras, ventas, gastos e ingresos, de manera precisa y detallada.
- Información financiera: La contabilidad proporciona información financiera clara y comprensible sobre la situación económica y financiera de la empresa, permitiendo a los propietarios, gerentes, inversores y otros interesados tomar decisiones informadas.
- Control y seguimiento: La contabilidad ayuda a controlar y hacer un seguimiento de los activos, pasivos, ingresos y gastos de la empresa, permitiendo identificar posibles problemas o áreas de mejora en la gestión financiera.
- Cumplimiento legal: La contabilidad asegura que la empresa cumpla con las obligaciones legales en materia fiscal, laboral y mercantil, mediante el registro adecuado de todas las operaciones financieras.
- Evaluación del rendimiento: La contabilidad permite evaluar el rendimiento económico y financiero de la empresa a través de indicadores como el balance general, estado de resultados y otros informes financieros.
Articulo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal de Venezuela, literal f y g, nos da indicios de cómo llevar la contabilidad de condominios:
El administrador del condominio tiene la responsabilidad de llevar una contabilidad ordenada y detallada, así como mantener los libros correspondientes actualizados. Es importante poner a disposición de los propietarios los comprobantes y documentos contables para su examen, además de mantener actualizados los libros correspondientes.
Artículo 20
Corresponde al Administrador:
a. Cuidar y vigilar las cosas comunes;
b. Realizar o hacer realizar los actos urgentes de administración y conservación, así como las reparaciones menores de las cosas comunes;
c. Cumplir y velar por el cumplimiento de las disposiciones del documento de condominio, de su reglamento y de los acuerdos de los propietarios;
d. Recaudar de los propietarios lo que a cada uno le corresponda en los gastos y expensas comunes y si hubiere apartamentos rentables propiedad de la comunidad recibir los cánones de arrendamiento y aplicarlos a los gastos comunes; en caso de que lo recaudado supere a los gastos comunes, los propietarios por mayoría, podrán darle un destino diferente u ordenar su distribución;
e. Ejercer en juicio la representación de los propietarios en los asuntos concernientes a la administración de las cosas comunes, debidamente asistidos por abogados o bien otorgando el correspondiente poder. Para ejercer esta facultad deberá estar debidamente autorizado por la Junta de Condominio, de acuerdo con lo establecido en el respectivo documento. Esta autorización deberá constar en el Libro de Actas de la Junta de Condominio.
f. Llevar la contabilidad de los ingresos y gastos afecten al inmueble y a su administración, en forma ordenada y con la especificación necesaria, así como conservar los comprobantes respectivos, los cuales deberán ponerse a la disposición de los propietarios para su examen durante días y horas fijadas con conocimiento de ellos;
g. Llevar los libros de: a) Asamblea de Propietarios, b) Actas de la Junta de Condominio, c) Libro diario de la contabilidad. Estos libros deberán ser sellados por un Notario Público o un Juez de Distrito en cuya jurisdicción se encuentre el Inmueble.
h. Presentar el informe y cuenta anual de su gestión.
Libro diario contabilidad de condominios
El libro diario de contabilidad es un registro en el que se registran todas las transacciones financieras de una empresa o entidad, en orden cronológico. Cada transacción se registra con su fecha, descripción, monto y cuenta contable correspondiente.
La importancia del libro diario de contabilidad para las finanzas del condominio radica en que permite llevar un registro detallado y organizado de todas las operaciones financieras que se realizan, lo que facilita la toma de decisiones, el control de gastos, la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de obligaciones fiscales.
Además, el libro diario es fundamental para la elaboración del balance general y otros estados financieros que reflejan la situación económica del condominio. También es útil para identificar posibles errores o fraudes en las transacciones financieras y para proporcionar información clara y precisa a los propietarios sobre el estado financiero del condominio.
El Libro Diario, consta de dos (2) columnas, que se denomina Debe (D) y la otra Haber (H). La clasificación de los registros, con su correspondiente acumulación, se lleva en otro libro de contabilidad, llamado Libro Mayor, el cual consta de tres (3) columnas como es Debe (D), Haber (H), y Saldo (S).
El Saldo (S) es la diferencia entre el Debe y el Haber. Posteriormente los saldos de los registros se presentan en forma resumida en los denominados Estados Financieros, los cuales reflejan tanto la posición financiera (Balance General o Estado de Situación Financiera) de la institución, empresa u organización (con o sin fines de lucro) como su desempeño o resultado (Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas) obtenido durante un periodo determinado.
Ejemplo transacción de cobranza
| Debe | Haber | |
| Cuenta x cobrar Propiedad X | 1.000,00 | |
| Recaudos Cuota ordinaria | 900,00 | |
| Recaudos Fondo Ahorro/Imprevisto | 100,00 | |
| Totales | 1.000,00 | 1.000,00 |
Venezuela:
Brasil: