📂 Transparencia Total: Cómo Respaldar Gastos y Gestionar Soporte de Proveedores

En la administración de un condominio, la documentación no es solo un requisito contable; es el pilar de la confianza. Una gestión transparente se traduce en cuentas claras y en una comunidad tranquila. Registrar un gasto es solo la mitad del trabajo; la otra mitad es probarlo.

La importancia del control de proveedores

Llevar un control estricto de quiénes nos prestan servicios y mantener el soporte físico (digitalizado) de cada factura es vital para:

• Evitar fugas de capital: Asegurar que cada centavo pagado tiene un respaldo legal.
• Facilitar auditorías: Simplificar la revisión de cuentas por parte de la junta o los copropietarios.
• Histórico de mantenimiento: Saber exactamente qué se reparó, cuándo y bajo qué términos de garantía.

A continuación, te mostramos cómo digitalizar este proceso en nuestro sistema de manera eficiente.

1. Cómo adjuntar soportes en los Documentos de Proveedor

Una vez que tengas la factura en mano, sigue estos pasos dentro del sistema:

1. Crea la Factura del Proveedor: (Consulta nuestra guía básica si tienes dudas sobre este paso inicial).
2. Sección de Comunicación: Ubica el panel de mensajes o comunicación al final del documento. Haz clic en el icono de adjunto (clip) y selecciona la opción Añadir URL.
3. Vincula el documento: Coloca un Nombre descriptivo (Ej: Factura Reparación Ascensor - Enero 2026) y pega la URL del archivo.

⚠️ Nota Importante: Por razones de optimización, almacenamiento y costos de servicio, no se permite la carga directa de archivos al sistema. Debe utilizar servicios externos como Google Drive o OneDrive.

¿El beneficio? Al usar las cuentas propias del condominio, toda la documentación permanece bajo el dominio y propiedad legal de la comunidad y no depende de los servidores de un tercero

2. Gestión de archivos en Google Drive

Para obtener la URL que pegarás en el sistema, sigue este flujo de trabajo:

1. Organización: En la esquina superior izquierda, haz clic en Nuevo y, luego, Crea una carpeta en Google Drive exclusiva para los documentos del condominio (ej. Soportes 2026).
2. Carga: Haz clic en Nuevo > Subir archivo y selecciona tu documento escaneado.
3. Compartir: Abre el documento en Drive y haz clic en el botón Compartir (esquina superior derecha).
4. Permisos de Acceso: En la ventana emergente, cambia el "Acceso general" a: Cualquier usuario que tenga el vínculo. Asegúrate de que el rol esté configurado como Lector.
5. Copiar Enlace: Haz clic en el botón Copiar enlace.
6. Finalizar: Regresa al sistema y pega esta URL en el campo que mencionamos en el paso 1.3  de la sección de adjuntar archivos.

1- Organización

2- Carga

3- Compartir

4, 5 - Permisos de Acceso y Copiar Enlace

6- Finalizar: Regresa al sistema y pega esta URL en el campo que mencionamos en el paso 1.3  de la sección de adjuntar archivos.

3. ¿Cómo ven los propietarios este soporte? (Auditoría Ciudadana)

El sistema está diseñado para que el propietario sea el primer auditor. Así es como ellos visualizan tu gestión:

1. Portal del Propietario: El usuario entra a su cuenta y ubica la sección de Libro Diario.
2. Consulta de Gastos: Pueden filtrar y hacer clic en los registros contables de Facturación de Proveedores.
3. Acceso al Soporte: Dentro del detalle del gasto, verán la sección de Soporte y Documentación. Al hacer clic en la URL cargada, podrán ver o descargar el documento original para su verificación.

Una de las tareas más críticas en la gestión de un condominio es el control de los gastos. Mantener un registro claro y preciso de las obligaciones con los proveedores no solo garantiza la transparencia, sino que también optimiza el flujo de caja y la toma de decisiones. Aquí te explicamos cómo puedes utilizar el módulo de Gestión de Proveedores de Odoo Condominio  para el control y seguimiento de las obligaciones contraidas por la propiedad (copropiedades) a razón de la conservación y mantenimiento de las casas comunes (Facturas de servicio Compañía de Seguridad, Compras recursos varios de oficina, etc) que tiene el condominio frente a sus prestadores de bienes y servicios.