Tutorial Odoo Condominio

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Contenido del curso

Gestión de Gasto Condominio, Compras, Servicios y Proveedor

Control Factura Servicios y Compras a Proveedores

Egresos Devengado Condominio

Una de las tareas más críticas en la gestión de un condominio es el control de los gastos. Mantener un registro claro y preciso de las obligaciones con los proveedores no solo garantiza la transparencia, sino que también optimiza el flujo de caja y la toma de decisiones. Aquí te explicamos cómo puedes utilizar el módulo de Gestión de Proveedores de Odoo Condominio para el control y seguimiento de las obligaciones contraidas por la propiedad (copropiedades) a razón de la conservación y mantenimiento de las casas comunes (Facturas de servicio Compañía de Seguridad, Compras recursos varios de oficina, etc) que tiene el condominio frente a sus prestadores de bienes y servicios.

🏢 Principios Clave: El Devengo Contable 💰

Antes de entrar en el proceso, es fundamental entender el principio del devengo (o acumulación) que rige la contabilidad. Este principio, pilar de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), establece que los gastos se deben registrar cuando se incurren (es decir, cuando se recibe el bien o servicio), y no cuando se pagan.

Esto es crucial para un condominio, ya que permite reflejar fielmente la situación financiera en un período determinado, mostrando todas las obligaciones contraídas, incluso si el pago se realiza en el mes siguiente.

🏢 Esquema del Proceso: Dos Fases Clave 🧾

El proceso de gestión de facturas en Odoo se divide en dos fases principales, que reflejan la lógica contable del devengo y el desembolso.

🧩 Fase 1: Registro de la Obligación con el Proveedor 📝

El primer paso es registrar la factura en el sistema para que la obligación de pago quede formalmente documentada.

Recepción del Servicio o Bien: El proveedor presta un servicio (por ejemplo, la compañía de seguridad) o entrega un bien (suministros de oficina) y emite la factura correspondiente. En este momento, nace la obligación de pago del condominio.
Registro de la Factura en Odoo Condominio: Se debe ingresar la factura en el módulo de Gestión de Proveedores -> Facturación de Compra -> Nuevo

3. En esta sección se registran todos los datos clave:

BLOQUE 1

BLOQUE 2

1.1 Proveedor: Seleccionar Proveedor (Compañía o Persona natural), si el proveedor es nuevo puede escribir nombre y darle clic en Crear y Editar, el sistema muestra ventana emergente para el nuevo contacto, Agregar solo nombre, tipo de contacto (Compañía o Persona natural), los demás campo del contacto son opcionales.
1.2 Número interno del sistema, automático no modificar.

2.0 Número de factura , numero de control proveniente del documento físico que entrega el proveedor, si no cuenta con esta información, dejar en blanco.

2.1 Diario: Diario Contable en el cual se registrará la obligación con Proveedor
2.2 Tipo de Documento: Opcional, asignación del tipo de documento entregado por el proveedor.
2.3 Fechas: Fecha de factura, fecha contable en primer instancia deben ser iguales, si desea un fecha contable diferente la misma tendrá un impacto en los reportes contables.
2.4 Fecha vencimiento: Si la obligación y el desembolso (pago) fue por de contado, registrar con la misma fecha de factura.
2.5 Termino de Facturación: Consultar con el Equipo Odoo Condominio, Información varía de acuerdo a cada País.

BLOQUE 3 Lineas de Factura, Agregar Los motivos del egreso:
3.1 Campo Producto: Servicio registrado en sistema que se vincule con el gasto, importante establecer el gasto correcto ya que este registro tendrá impacto directo en la contabilidad del sistema.
3.2 Etiqueta: Descripción del egreso. Puede computar un resumen general de la factura o recibo físico recibo por el administrador (Esta acción queda a criterio de las políticas administrativas de cada usuario)
3.3 Cantidad y precios: Si realiza un resumen de la documento física recibido, en cantidad colocará 1 y en precio el total del importe de la compra o servicio facturado.

⚠️ Si requiere un gasto nuevo en el campo Producto debe estar atento en las configuraciones contables del mismo ya que un error en este punto afecta a la contabilización total de los informes administrativos y contables de de su sistema. CONSULTAR CON EQUIPO Odoo Condominio

Confirmar Asiento: Este registro crea una cuenta por pagar que queda pendiente en el sistema, permitiendo un seguimiento riguroso de las deudas del condominio.

💰 Fase 2: Registro del Desembolso (Pago Banco / Caja) 🏦

Una vez que se realiza el pago al proveedor, se registra el movimiento de dinero para saldar la obligación.

Registro del Pago en Odoo: Al momento de hacer la transferencia bancaria, el pago en efectivo o el cheque, se debe registrar el desembolso en el diario contable apropiado (por ejemplo, "Diario Banco" o "Diario Caja").
Métodos de Pago: Odoo ofrece flexibilidad para registrar el pago:
- Pago de Contado: Si el pago se realiza de inmediato, puedes registrarlo directamente desde la factura de compra en Odoo, utilizando la opción "Registrar Pago". El sistema automáticamente creará el asiento contable del desembolso y marcará la factura como pagada.
- Pagos Parciales: Si se realizan varios pagos para saldar una única factura, puedes registrarlos tanto desde la factura como desde el módulo de Pagos Banco / Caja. Odoo mantendrá un registro del saldo pendiente, lo que es ideal para manejar grandes gastos que se dividen en cuotas.

Pagos de Contados:

En la ventana Emergente colocar los datos de Pago: Diario Contable desde donde procede el Pago, Fecha, Referencia en caso de Transferencia, Importe del pago.
⚠️ Nota / Motivo: Colocar breve razón del pago, ejemplo: "Servicio Seguridad" (Se reflejará en los reportes)