Paso 2: Aprobar Pre-Recibos de Condominio

En este proces esteremos auditando cada uno de los items recaudos a razon de gastos de comunidad a distribuir en para cada una de las unidades habitacionales o comerciales del condominio.

Control y Seguimiento de Ítems Cargados antes de validar el registro de Pre Recibo tener un control total sobre los ítems que se han cargado, incluyendo fondos de ahorro y cuotas ordinarias. Este control es crucial para asegurar que todos los datos sean correctos antes de la generación de los recibos. La verificación de estos ítems facilita una administración más efectiva y reduce la posibilidad de errores en los recibos finales.

Aprobación por Autoridades Para continuar con la emisión de los recibos de condominio, es necesaria la autorización del presidente, tesorero o supervisor de la administradora. El administrador tiene la opción de imprimir e enviar por correo electrónico el Pre Recibo General para que La junta de Condominio / Directiva apruebo los recaudos a distribuir. 

✅ Cómo Generar el Reporte Pre Recibo y Análisis de Distribución de Recaudos:

Ubicar el Icono de engranaje ⚙️ se despliega una serie de opciones, opción 1 Imprimir Pre Recibo., Opción 2, Previsualizar Recibos de Condominio antes de ser emitidos.

📌 Opción 2, Previsualizar Recibos de Condominio antes de ser emitidos.

Clic en en la opción dos Previsualizar Recibos,  se despliega la siguiente ventana emergente, clic en agregar una linea:

Al darle clic en Agregar una Línea se despliega ventana emergente donde puedes seleccionar individualmente propiedades para analizar o seleccionar todas las propiedades, clic en botón Selecccionar, luego en botón Previsualizar:

Se imprime en pantalla la distribución de cobros por unidad habitacional o comercial, puede imprimir y compartir este reporte:



Validación del Administrador El proceso inicia con la validación por parte del administrador, quien utiliza el botón "validar por administrador" ubicado en la parte superior izquierda de la interfaz. Este paso es fundamental ya que cambia el estatus del documento de "borrador" a "validado por administrador", lo que indica que se ha revisado adecuadamente antes de avanzar al siguiente paso de aprobación.

Generación Masiva de Recibos Una vez que el documento ha sido aprobado por el condominio, se procede a la generación masiva de los recibos. Este proceso automatizado ahorra tiempo y esfuerzo, permitiendo que se emitan múltiples recibos a la vez, lo cual es especialmente útil en comunidades grandes donde la cantidad de propiedades puede ser considerable. Para mas detalle continuar con el Paso 3 del Tutorial.

⚠️ Nota: En caso de requerir modificar el Pre Recibo puede pasar el estatus del documento a borrador para realizar la modificación que requiera.

Notas Complementarias Opcionales Durante el proceso de aprobación, se puede agregar una nota complementaria, aunque esta opción es facultativa. Este paso permite proporcionar información adicional que pueda ser relevante para la administración o para el equipo general, mejorando la comunicación y la transparencia en la gestión.

Cambio de Estatus en Tiempo Real Cada vez que se completa una etapa del proceso, el sistema actualiza el estatus del documento. Por ejemplo, al aprobar el recibo, cambia de "validado por administrador" a "aprobado por condominios". Esta funcionalidad asegura que todos los participantes en el proceso estén al tanto del estado actual de la aprobación, lo que aumenta la eficiencia del flujo de trabajo.