👨‍👩‍ Reporte Propiedades / Miembros Relacionados

El reporte Propiedades / Miembros Relacionados es un informe de gestión que presenta un listado completo de todas las unidades (residenciales o comerciales) del condominio. Su principal función es mostrar de manera organizada la información de cada propiedad, incluyendo la alícuota y su identificación, y, al desplegarla, el detalle de todas las personas vinculadas a ella (propietarios, inquilinos, administradores, etc.).

• Objetivo del Reporte 🎯 Su objetivo es centralizar la información clave de cada unidad y sus habitantes. Proporciona una visión clara de la composición del condominio, facilitando la gestión administrativa, el control de acceso, y la comunicación con los residentes y propietarios.
• Función Clave ⚙️ La función más importante es servir como una base de datos centralizada de censo. Permite a la administración tener un control preciso sobre quién habita, posee o administra cada unidad, con datos de contacto actualizados y roles definidos, lo cual es fundamental para la seguridad y la toma de decisiones.

🏢 Importancia para la Gestión de Condominios

• Toma de Decisiones ✅ Este reporte es crucial para la planificación de servicios y la gestión de seguridad. Por ejemplo, Censo interno permite saber quién vive o administra cada unidad, permite saber cuántas unidades están alquiladas, la administración puede evaluar la necesidad de políticas específicas para inquilinos. También es vital para la gestión de emergencias, ya que permite identificar rápidamente a los responsables de una unidad y con datos de contacto actualizados.
• Transparencia y Comunicación 🤝 Aunque es una herramienta de uso interno de la administración, la precisión de la data que contiene es fundamental para la comunicación efectiva. Asegura que las notificaciones de cobro, boletines informativos y avisos importantes lleguen a la persona correcta, ya sea el propietario o el inquilino, evitando malentendidos y mejorando la eficiencia.
• Seguridad: Facilita la identificación de personas autorizadas, control de acceso y gestión de emergencias.
• Gestión administrativa: Ayuda a enviar comunicaciones, convocatorias, cobros y notificaciones de forma segmentada.
• Cumplimiento Legal y Fiscal ⚖️ Aunque no es un reporte contable, la información que provee puede ser requerida por la ley. En países como México y Colombia, la ley de propiedad horizontal exige a los administradores mantener un registro actualizado de los propietarios y residentes. Esta data es vital para la rendición de cuentas ante la asamblea de propietarios y para cumplir con los protocolos de seguridad de la comunidad.
  

✅ Cómo Generar el Reporte "Resumen de Cuentas por Cobrar":

1. Navegación:
   • Dirígete al módulo Contabilidad.
   • En el menú principal, busca la sección Reportes y selecciona el reporte personalizado "📋Reporte Propiedades / Miembros Relacionados"
2. Interfaz del Reporte: La interfaz mostrará un resumen con columnas para el Nombre propiedad, alícuota, agrupaciones, cantidad de miembros.

📋 1. Filtro​s disponible​s en el reporte

📌 Número 1: Los filtros te permiten acotar la información que deseas visualizar en el reporte.

• Ordenar registros: Ordenar por unidad habitacional o comercial, ordenar por alícuota
• Filtrar registros: Filtrar por grupo condominio. 

📤 Número 2:. Exportación PDF y EXCEL y Validaciones.

• Formatos disponibles: PDF, Excel, XML
• Validaciones sugeridas:
  • Verificar que todos los asientos estén publicados
  • Confirmar que no existan duplicidades ni asientos sin contrapartida
  • Revisar que cada asiento tenga referencia clara (ej. factura, recibo, proyecto)

📋 2. Desplegar, Propietarios Unidad Habitacional o Comerciales.

📌 Escenarios y Ejemplos de Uso

🧾 Escenario 1: Actualización de censo condominial

El administrador genera el reporte para validar que todas las unidades tengan al menos un propietario registrado y que los datos de contacto estén completos. Se detectan 5 unidades sin teléfono ni correo, y se solicita actualización.

🛡️ Escenario 2: Control de acceso y seguridad

El equipo de vigilancia solicita el reporte para saber quiénes son los inquilinos y propietarios no titulares de cada unidad. Se usa esta información para validar autorizaciones de ingreso y visitas.

📬 Escenario 3: Envío de comunicaciones

Se prepara una convocatoria a asamblea. El reporte permite extraer correos electrónicos y teléfonos de los propietarios titulares para enviar la invitación por correo y WhatsApp.

📣 Utilidad Estratégica

• Para el Administrador: Mantiene control sobre la base de datos de ocupantes y responsables.
• Para la Junta Directiva: Permite validar quién tiene derecho a voto, quién está autorizado y cómo contactar a cada unidad.
• Para el Equipo de Seguridad: Facilita control de acceso, validación de visitas y gestión de emergencias.
• Para Propietarios: Garantiza que su información esté actualizada y que las comunicaciones lleguen correctamente.