Contabilidad Fondo de Reserva en Condominios, procedimiento, teoría y práctica

Contabilización Transparente según Estándares Actuales NIIF

Guía Práctica con Odoo Condominio para Venezuela, Panamá, República Dominicana, Costa Rica y Colombia.

PARTE I: FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y CONTABILIZACIÓN BASE

1. El Fondo de Reserva, Fuente de Conflictos

El Fondo de Reserva es, irónicamente, la mayor reserva de desconfianza en un condominio. Los vecinos preguntan: “¿Dónde está el dinero?”, mientras los administradores luchan con una caja vacía debido a la morosidad. La falta de una guía oficial en países como Venezuela ha generado una "contabilidad creativa" que solo oscurece la realidad financiera. Este artículo busca arrojar luz utilizando tecnología (Odoo Condominio) y estándares internacionales.

Este fondo —llamado también fondo de imprevistos en Colombia, fondo de ahorro en algunos países o simplemente "reserva para gastos mayores"—  como se deja entre ver, es el aspecto más polémico y peor comprendido en la administración de condominios en toda Latinoamérica.

¿Por qué genera tantos conflictos?

Porque toca un nervio sensible de la convivencia comunitaria: el dinero. Los propietarios sienten que están pagando "extra" mes tras mes, pero no ven un beneficio inmediato. Cuando ocurre una emergencia y se usa el fondo, algunos reclaman que no se les consultó. Cuando hay superávit, otros quieren que se les devuelva. Y cuando hay déficit, nadie quiere asumir la responsabilidad.

Pero el problema de fondo no es el dinero en sí, sino la falta de claridad conceptual y contable sobre qué es realmente este fondo, cómo debe registrarse y cómo debe comunicarse a los copropietarios.

En este artículo, despejaremos todas esas dudas. Adoptaremos como base técnica la doctrina más reciente del Consejo Técnico de la Contaduría Pública de Colombia (CTCP 2024) , cuyos fundamentos contables, alineados con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), son perfectamente aplicables a países como Venezuela, Panamá, República Dominicana y Costa Rica, donde no existen normativas específicas o estas son insuficientes.

Además, mostraremos cómo implementar esta contabilización en Odoo Condominio, el Sistema de mayor crecimiento en la región, con ejemplos prácticos que cualquier administrador o contador podrá seguir.

2. El Error Común: Por qué el Fondo de Reserva NO debe tratarse como un Pasivo

Antes de entrar en la solución correcta, debemos desmontar una práctica errónea pero muy extendida: contabilizar el fondo de reserva como un pasivo.

Durante décadas, se nos enseñó que el fondo de reserva es un Pasivo. La lógica era: "Es dinero que el condominio debe a los copropietarios para el futuro".

¿Cuál es el problema? Un pasivo representa una obligación externa. El fondo de reserva, en realidad, no se le debe a un tercero; es patrimonio líquido destinado a la conservación del activo común. Clasificarlo como pasivo "esconde" el dinero, distorsiona los índices de solvencia y genera confusión sobre la verdadera riqueza de la comunidad. A continuación vemos los detalles:

¿Por qué muchos contadores lo hacen?

Por una razón aparentemente lógica: "Es dinero que tenemos que guardar para usos futuros, por lo tanto, es una obligación". También influye el deseo de "esconder" excedentes para que los propietarios no pidan su devolución o para que no se vea un "superávit" en los estados financieros.

¿Por qué es incorrecto?

Según el Marco Conceptual de las NIIF (y de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados), un pasivo se define como:

"Una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos."

El fondo de reserva no es una obligación presente con terceros. La comunidad no le debe ese dinero a nadie. Es, simplemente, una decisión de no gastar hoy una parte de los ingresos para tener recursos disponibles mañana. Es un ahorro interno, no una deuda.

Las consecuencias de tratarlo como pasivo:

1. Distorsión del balance general: El pasivo aparece inflado, dando una imagen de mayor endeudamiento del que realmente existe.
2. Confusión en el estado de resultados: Los ingresos por aportes al fondo no se registran como tales, por lo que no se ve el verdadero esfuerzo económico de los propietarios.
3. Falta de transparencia: Los propietarios no entienden por qué hay una "deuda" consigo mismos.
4. Problemas en auditorías: Los auditores (especialmente si aplican NIIF) cuestionarán este tratamiento.

Afortunadamente, existe una forma correcta y transparente de hacerlo, y viene avalada por la máxima autoridad técnica de Colombia.

3. La Doctrina del CTCP 2024 (Colombia): Nuestro Marco Técnico de Referencia

En Colombia, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha emitido diversos conceptos sobre el tratamiento contable del fondo de imprevistos en propiedades horizontales. El más reciente y relevante (junio de 2024) establece criterios claros que adoptaremos como base técnica para este artículo, por varias razones:

1. Está alineado con las NIIF, que son el estándar contable internacional.
2. Proviene de un organismo técnico autorizado en un país con gran experiencia en propiedad horizontal.
3. Es aplicable por analogía en países sin normativa específica, como Venezuela, Panamá, República Dominicana y Costa Rica.
4. Resuelve los problemas prácticos que hemos identificado.

Principios clave del CTCP 2024:

Cita textual del CTCP (Concepto 2024):

"Los dineros recibidos por concepto del Fondo de Imprevistos corresponden a otros ingresos de la copropiedad, diferentes a los recibidos de la cuota ordinaria de administración. En el momento de su recaudo, estos recursos forman parte del activo de la entidad, con la restricción de uso que la Asamblea haya definido. No deben registrarse como pasivo, ni como una cuenta de patrimonio directa."

Este será nuestro pilar teórico.

4. Contabilización Paso a Paso (con Ejemplos Numéricos)

Aplicaremos el criterio Contables a un caso práctico de un condominio con las siguientes características:

• Condominio "Los Mangos" : 2 apartamentos.
• Cuota ordinaria mensual: $1000 por apartamento → Total ordinario: $2,000.
• Aporte al fondo de reserva: 10% sobre la cuota ordinaria → $10 por apartamento → Total fondo: $200.
• Recaudación del mes: 50% de los propietarios pagan puntualmente; 50% están en mora.
• Cuenta bancaria: Una sola cuenta para todos los recursos.

Paso 1: Devengo (Emisión de Recibos)

Al inicio del mes, se emiten los recibos de condominio. En Odoo Condominio, creamos una factura con dos líneas de producto:

• Producto "Cuota Ordinaria" → cuenta de ingreso 4.1.01, monto $2,000.
• Producto "Aporte Fondo Reserva" → cuenta de ingreso 4.1.02, monto $200.

Asiento contable (devengo):

Observaciones:

• El ingreso por fondo ya está reconocido en el estado de resultados del período.
• La cuenta por cobrar refleja la totalidad de lo facturado, independientemente de lo que se cobre.

Paso 2: Cobro Parcial (50% de los propietarios pagan)

Supongamos que 1 propietarios pagan sus $1100 (total cobrado: $1,100). La propiedad restante deben $1100 en total.

Al registrar los pagos en Odoo Condominio (conciliando con las facturas correspondientes), el sistema genera:

Asiento de cobro (por cada pago o en conjunto):

Importante: Hasta aquí, el dinero está físicamente en la cuenta bancaria única, pero contablemente no hemos separado qué parte corresponde a ordinario y cuál al fondo.

Paso 3: Control de la Distribución del Recaudo mediante Cuentas de Orden

Para saber en todo momento cuánto del saldo bancario corresponde a ordinario y cuánto al fondo, utilizaremos cuentas de orden. Estas cuentas no afectan el balance general (no son activos, pasivos, ingresos ni gastos), sino que sirven para control interno.

¿Qué son las cuentas de orden?

Las cuentas de orden son registros contables que no afectan el activo, pasivo, patrimonio, ingresos ni gastos. Su función es controlar operaciones que no modifican la situación financiera pero que es necesario vigilar. Por ejemplo:

• Bienes recibidos en consignación.
• Valores en custodia.
• Compromisos internos, como el préstamo del fondo de reserva a operaciones.
• Control de disponibilidad por destino.

En Odoo Condominio, se crean como cuentas contables normales, pero con el tipo "Cuenta de orden". Esto hace que no se incluyan en los informes financieros estándar (balance, estado de resultados), pero puedan consultarse por separado.

Configuración previa (una sola vez):

El Sistema de forma automática por caga cobro efectivo (pago de propietario), realiza un  un asiento en cuentas de orden que refleje la distribución de los cobros según las facturas (Recibos de condominio) pagadas.

Para nuestro ejemplo, los $1,100 cobrados corresponden a:

• Facturas pagadas: 1 facturas × $1000 ordinario = $1,000 ordinario.
• Aportes al fondo cobrados: 1 × $100 = $100 fondo.

Asiento en cuentas de orden:

¿Qué hemos logrado?

• La cuenta 9.1.1.01 muestra que hay $1,100 de disponibilidad ordinaria.
• La cuenta 9.1.1.02 muestra $100 de disponibilidad del fondo.
• La suma de ambas ($1,100) es exactamente el saldo bancario real.
• La cuenta 9.1.1.99 funciona como contrapartida y debe tener el mismo saldo (en este caso acreedor por $1,100).

Paso 4: Si el Condominio Tiene una Cuenta Bancaria Separada para el Fondo

En caso de que el condominio haya logrado abrir una cuenta bancaria exclusiva para el fondo de reserva (lo ideal, aunque no siempre posible), el procedimiento se complementa con una transferencia bancaria real y un asiento de reclasificación en cuentas de orden.

Transferencia real:

• Se ordena al banco transferir $100 de la cuenta principal a la cuenta del fondo.

Asiento contable de la transferencia:

Ajuste en cuentas de orden:

Para que las cuentas de orden sigan reflejando la realidad, debemos "cancelar" la parte del fondo que ya no está en la cuenta principal. Esto se logra con un asiento inverso parcial:

Después de esto:

• Banco Principal (1.1.1.01) = $1,600
• Banco Fondo (1.1.1.02) = $160
• Saldo cuentas de orden:
  • 9.1.1.01 = $1,600
  • 9.1.1.02 = $0
  • 9.1.1.99 = $1,600 (acreedor)

El control es perfecto: la disponibilidad ordinaria ($1,600) está en el banco principal, y el fondo ($160) está en su cuenta separada. Las cuentas de orden confirman que el dinero del fondo ya no está en la cuenta principal.

5. Implementación en Odoo Condomino: Configuración, Asientos y Reportes

Ahora llevemos todo esto a Odoo 17. La implementación requiere una configuración inicial y luego un flujo de trabajo consistente.

5.1 Configuración Inicial

a) Plan de Cuentas

Crear o verificar las siguientes cuentas:

Nota: Las cuentas de orden deben crearse con el tipo "Cuenta de orden" en Odoo. Esto asegura que no aparezcan en el balance general estándar.

b) Productos/Servicios

Crear dos productos:

• Producto "Cuota Ordinaria de Condominio"
  • Tipo: Servicio
  • Cuenta de ingresos: 4.1.01
  • Permitir en facturas de cliente
• Producto "Aporte Fondo de Reserva"
  • Tipo: Servicio
  • Cuenta de ingresos: 4.1.02
  • Permitir en facturas de cliente

c) Diario para Asientos de Orden (opcional)

Crear un diario especial para los asientos de orden, con tipo "Asiento" y nombre "Diario Control Condominio". No es obligatorio, pero ayuda a mantener orden.

5.2 Flujo de Trabajo en Odoo Condominio

Paso A: Emisión de Recibos

1. Ir a Contabilidad → Clientes → Facturas.
2. Crear una nueva factura a nombre del propietario.
3. Agregar dos líneas:
   • Producto "Cuota Ordinaria", cantidad 1, precio $1000.
   • Producto "Aporte Fondo Reserva", cantidad 1, precio $100.
4. Validar la factura.

Asiento generado automáticamente:

Cuentas por Cobrar (1.1.1.03)     1100
    Ingresos Ordinarios (4.1.01)            1000
    Ingresos por Fondo (4.1.02)              100

Paso B: Registro de Pagos

Cuando el propietario paga:

1. Ir a Contabilidad → Clientes → Pagos.
2. Crear un nuevo pago, seleccionar el cliente y el método de pago (banco).
3. En la pestaña "Asignación", marcar la factura correspondiente.
4. Validar el pago.

Asiento generado automáticamente:

Banco Principal (1.1.1.01)        1100
    Cuentas por Cobrar (1.1.1.03)            1100

Paso C: Asiento de Control en Cuentas de Orden (al final del mes)

Este paso puede hacerse manualmente o automatizarse. Para hacerlo manual:

1. Ir a Contabilidad → Contabilidad → Asientos.
2. Crear un nuevo asiento en el diario "Control Condominio".
3. Fecha: último día del mes.
4. Líneas (ejemplo con 50% de cobro):
   • Débito: 9.1.1.01 por $1,000
   • Débito: 9.1.1.02 por $100
   • Crédito: 9.1.1.99 por $1,000
5. Validar.

Automatización: Se puede crear un asiento periódico (Contabilidad → Configuración → Asientos Periódicos) que calcule automáticamente los totales de ingresos cobrados en el mes y genere este asiento.

Paso D: Reportes de Disponibilidad

Para consultar la disponibilidad por categoría:

1. Ir a Contabilidad → Informes → Balance de Comprobación.
2. Filtrar por cuentas de orden (códigos 9.1.1.%).
3. El informe mostrará:
   • 9.1.1.01: saldo deudor → disponible ordinario
   • 9.1.1.02: saldo deudor → disponible fondo
   • 9.1.1.99: saldo acreedor (debe ser igual a la suma de las dos anteriores)

Sección A: El reporte te muestra el estado de morosidad, cuento le deben al condominio
Sección B: El reporte te muestra los disponible en banco, balance de lo recaudado

Sección D: El reporte te muestra la distribución de lo efectivamente recaudado de acuerdo al pago y cantidad que le corresponde según Recibo de Condominio de la propiedad, tanto para cuotas ordinaria y tanto para aportes Fondos de Condominio 

6. Análisis del Escenario Práctico: Uso del Fondo de Reserva para Gastos Ordinarios por Falta de Liquidez

Uno de los escenarios más comunes (y problemáticos) en la administración de condominios es la necesidad de usar recursos del fondo de reserva para cubrir gastos operativos críticos debido a la morosidad. Analicemos un caso concreto.

Escenario:

• Condominio a distribuir mes 2 apartamento del: $2,200 ($2,000 ordinario + $200 fondo)
• Cobrado: $1,100 (50% de los propietarios)
• Por cobrar (mora): $1100
• Disponible en banco: $1,100
• Gasto crítico del mes: Pago de servicio de agua por $1100

Problema: El disponible para gastos ordinarios es de $1,100 (según cuentas de orden), pero el gasto es de $1100. En teoría, alcanza. Pero si solo hemos cobrado el 50%, significa que tenemos $1,000 de ordinario, lo cual es suficiente para pagar los $1100. Sin embargo, si los gastos ordinarios totales del mes suman más de $1,000, podríamos tener déficit.

Supongamos que los gastos ordinarios del mes suman $1,100 (más que lo cobrado para gastos ordinarios). El administrador se enfrenta a un dilema: pagar solo lo que hay (y dejar cuentas sin pagar) o tomar del fondo para cubrir la diferencia.

Decisión: Tomar $100 del fondo para completar el pago de proveedores crítico,  este préstamo al fondo de reserva se realiza debido al déficit de flujo de caja provocado por la morosidad y  el Fondo de Reserva se convierte, en la práctica, en un "prestamista de última instancia".

💡 En países con alta inflación o alta morosidad, el administrador suele verse obligado a 'tomar prestado morosidad como Venezuela, el administrador suele verse obligado a 'tomar prestado' del fondo de reserva para no cortar el agua o la luz. ¡Atención! Esto no significa que el fondo se perdió o que hay que cobrarlo de nuevo en el próximo recibo. El fondo se recuperará solo en el momento en que los morosos paguen. Cobrar una 'cuota de recuperación' por algo que ya se devengó es un error contable que castiga innecesariamente el bolsillo del vecino puntual y ensucia los estados financieros.

1. El Diagnóstico: Préstamo Inter-Fondos

Lo que sucede en este escenario no es un gasto del fondo, es técnicamente un Préstamo Operativo.

• El "Fondo de Reserva" le presta dinero al "Fondo Operativo" porque el Propietario Y (deudor) no ha pagado.
• El patrimonio del condominio no ha cambiado, solo cambió la composición de su activo: ahora tienes menos efectivo y más "Cuentas por Cobrar a Propietarios".

2. Recordemos "No volver a cobrar Fondos" 

Si el administrador comete el error en el próximo mes realizar ajuste de cobro por mas $100 (cobrar recuperación de fondo), estaría creando un Pasivo Contingente o una deuda con los propietarios.

• Estaría duplicando la carga financiera sobre el Propietario X (quien ya pagó su parte del fondo).
• Estaría distorsionando el presupuesto aprobado por la Asamblea.

6.1 ¿Cómo reflejar esto contablemente sin distorsiones?

Necesitamos un mecanismo que:

• Registre que el fondo "prestó" dinero a las operaciones.
• Permita hacer seguimiento de ese préstamo.
• No distorsione los ingresos ni los gastos.
• Se pueda revertir cuando el moroso pague.

La solución: Usar cuentas de orden específicas para el "préstamo interno".

Configuración adicional de cuentas de orden:

Registro del préstamo:

Cuando se paga la factura de $750, de los cuales $200 se toman del fondo:

Asiento contable del pago (normal):

Gastos (varias cuentas)          750
    Banco Principal                          750

Asiento en cuentas de orden para reflejar el préstamo:

Fondo Prestado a Operaciones (9.2.1.01)     200
    Fondo por Recuperar (9.2.1.02)                     200

Este asiento no afecta el balance general, solo crea un registro interno de que el fondo tiene un derecho de cobro a las operaciones por $200.

Actualización de las cuentas de disponibilidad:

Además, debemos ajustar las cuentas de disponibilidad (9.1.x) para reflejar que el dinero del fondo ya no está disponible (se usó). Esto se hace con un asiento inverso parcial:

Control Disponible - Contrapartida (9.1.1.99)     200
    Control Disponible - Fondo (9.1.1.02)                     200

Después de este asiento, el saldo de 9.1.1.02 (disponible fondo) se reduce en $200, reflejando que ese dinero ya no está.

6.2 No se debe cobrar un "extra" para recuperar el fondo

Un error común en esta situación es que, al mes siguiente, el administrador incluya una partida adicional en los recibos para "recuperar el fondo usado". Por ejemplo, facturar $2,200 de ordinario + fondo, más $200 de "recuperación de fondo".

Esto es INCORRECTO por varias razones:

• Los propietarios que ya pagaron su cuota completa estarían pagando dos veces por el mismo concepto.
• Se distorsiona la política de aportes acordada (el fondo debería ser un porcentaje fijo, no un monto variable).
• Se genera un ingreso ficticio que no corresponde al devengo del período.

La recuperación natural: vía cobro de morosos

La forma correcta de reponer el fondo es cuando los propietarios morosos paguen sus deudas atrasadas, la recuperación es automática y orgánica. Cuando el Propietario Y paga, el dinero entra al activo.

• El administrador no tiene que hacer un "gasto de reposición".
• Simplemente, al actualizar su reporte de disponibilidades, verá que el rubro "Uso de Fondo" vuelve a cero y el rubro "Banco Fondo de Reserva" sube a 500.

Continuando con el ejemplo el propietario Y, que debía $1100 (1000 ordinario + 100 fondo), finalmente paga:

Al recibir su pago:

Banco Principal                          1100
    Cuentas por Cobrar                             1100

Distribución del pago en cuentas de orden (disponibilidad):

De este pago, $1000 corresponden a ordinario y $100 al fondo. Pero como el fondo "prestó" $200, debemos destinar parte del pago a reponerlo.

Asiento en cuentas de orden (disponibilidad):

Control Disponible - Ordinario (9.1.1.01)     1000
Control Disponible - Fondo (9.1.1.02)          100
    Control Disponible - Contrapartida (9.1.1.99)     1100

Cancelación del préstamo (solo la parte proporcional):

Si el préstamo era de $200, y este pago aporta $1000 al fondo, cancelamos $10 del préstamo:

Fondo por Recuperar (9.2.1.02)                  100
    Fondo Prestado a Operaciones (9.2.1.01)                 100

Este proceso se repite con cada pago de morosos hasta que el préstamo quede completamente cancelado.

Ventajas de este método:

✅ No se cobra extra a los propietarios al día.
✅ La recuperación es automática conforme se cobra la mora.
✅ Control total sobre el estado del préstamo (cuentas 9.2.x).
✅ Transparencia: Se puede informar a la asamblea: "El fondo prestó $200 en enero, y a la fecha se han recuperado $X mediante cobros a morosos."

Visualización y Reportes en Odoo Condominio

La ventaja de hacerlo así en Odoo es la transparencia:

1. Reporte de Balance: Si sacas un Balance General estándar, estas cuentas no aparecerán (no "ensucian" la foto oficial ante terceros o bancos).
2. Reporte de Cuentas de Orden: Puedes crear un informe personalizado en el módulo de Informes → Configuración → Informes personalizados que solo muestre las cuentas 9xx.
3. Dashboard: Puedes añadir un "KPI" en tu tablero principal que sume la cuenta 901.001. Si el saldo es mayor a 0, el administrador sabe que tiene fondos "secuestrados" en el gasto corriente.

Ventajas y Automatización

• Sin doble cobro: Como bien se menciona, esto evita que el administrador sienta la tentación de cobrar una "cuota de recuperación", ya que el control es meramente informativo y de flujo.
• Auditoría: Los vecinos pueden ver que hay un seguimiento estricto del uso del dinero.
• Automatización: En Odoo, puedes crear "Modelos de Asiento" (Journal Entry Models). Puedes configurar uno llamado "Préstamo de Fondo" que con un clic genere el par de asientos de orden cada vez que la caja operativa esté en rojo.

7. La Raíz del Problema: "Gastar Primero y Cobrar Después"

El escenario anterior revela una práctica administrativa peligrosa: gastar basándose en lo que se debe cobrar (devengo) en lugar de basarse en lo efectivamente recaudado (caja).

Esto ocurre porque:

• Los servicios públicos (agua, electricidad) no esperan; hay que pagarlos sí o sí.
• Los proveedores presionan y amenazan con suspender servicios.
• Se confía en que los morosos pagarán "la próxima semana".
• No hay una política clara de liquidez mínima.

La solución estructural no es contable, es administrativa:

1. Presupuesto de caja: No comprometer gastos por encima de lo efectivamente recaudado.
2. Fondo de maniobra: Mantener un colchón de liquidez equivalente a, al menos, un mes de gastos.
3. Cobranza preventiva: Contactar a los morosos antes de la fecha de vencimiento de los pagos críticos.
4. Política de pagos: Establecer prioridades y, si es necesario, pagar parcialmente a los proveedores mientras se regulariza la cobranza.
5. Uso contablemente de provisiones, recaudar primero ante de pagar el gasto.

Sin embargo, cuando la contingencia ya ocurrió (como en el ejemplo), el método contable con cuentas de orden permite manejarla sin distorsiones y con control.

8. Lo que hemos aprendido sobre Administración de Fondos Condominios:

💡 El fondo de reserva no es un pasivo. Es un ingreso en el devengo y un activo restringido una vez cobrado.

💡 La doctrina del CTCP 2024 ofrece un marco técnico sólido, alineado con NIIF y aplicable en varios países latinoamericanos.

💡 Las cuentas de orden son la herramienta ideal para controlar la distribución del disponible bancario y los préstamos internos, sin distorsionar los estados financieros principales.

💡 Auditoría de Saldos Históricos: Si un vecino pregunta: "¿Cuánto había en el fondo de reserva el 15 de marzo a las 3 de la tarde?", el reporte ejecutivo no puede responderlo fácilmente. Odoo sí, filtrando por fecha en el libro mayor de la cuenta 902.200.

💡 Sinceración de Intereses y Multas: Si cobras una multa de 100, el asiento de orden enviará los 100 directamente a la cuenta 902.100 (Ordinaria), de igual forma si el condominio recibo ingresos en banco por alquiler de áreas comunes, cuotas extraordinarias el administrador con la ayuda del sistema conocerá xtamente que porción de dinero le corresponde a cada rubro.

💡 Conciliación Automática: La suma de tus cuentas de orden de disponibilidad (902.100 + 902.200) debe ser idéntica al saldo de tu cuenta de Banco real. Si no coinciden, ¡detectaste un error de inmediato!

💡 Odoo  puede configurarse para implementar este control, con niveles crecientes de automatización según las necesidades del condominio.

💡  El uso del fondo para gastos ordinarios debe tratarse como un préstamo interno, que se recupera naturalmente con los pagos de morosos, no con nuevos cobros a los propietarios al día.

💡 La raíz del problema es administrativa: gastar basándose en el devengo en lugar de la caja. La solución estructural es una gestión de liquidez prudente.

💡 El Reporte Ejecutivo 📊 Reporte Financiero Distribución Ingresos y Activos Líquidos es para la Asamblea de Vecinos (es fácil de leer, amigable).

💡 Las Cuentas de Orden son para la Junta de Condominio y el Administrador (es la prueba legal y técnica de que el dinero no se está desviando).

Recomendaciones para administradores y contadores:

Muchos administradores cometen el error de creer que, al tener una sola cuenta bancaria, el dinero es una sola masa informe. Los administradores modernos utilizan 'Cuentas de Orden' en sistemas como Odoo para separar digitalmente cada centavo. Es como tener una maleta con separadores: aunque sea una sola maleta (una cuenta bancaria), sabes exactamente qué ropa es de trabajo (gastos ordinarios) y cuál es de gala (fondo de reserva). Esto elimina la discrecionalidad y construye confianza:

1. Adopte el criterio CTCP 2024 como base para su contabilidad. Es técnicamente sólido y transparente.
2. Configure su plan de cuentas incluyendo las cuentas de orden necesarias antes de empezar.
3. Capacítese y capacite a su equipo en el uso de estas herramientas. La transparencia contable es la base de la confianza.
4. Comunique claramente a los propietarios cómo funciona el fondo, mostrando informes sencillos pero precisos.
5. Automatice lo más posible en Odoo para reducir errores y liberar tiempo para tareas de mayor valor.
6. Establezca políticas financieras claras que eviten llegar a situaciones de tener que usar el fondo para gastos ordinarios.
7. El error del "cobro extra" No se debe cobrar un ítem de "Recuperación de Fondo" en el próximo recibo. Esto duplicaría la carga al vecino puntual. La recuperación es orgánica: cuando el moroso pague sus $750 pendientes, el sistema automáticamente asignará los $250 que corresponden al fondo y el "préstamo" se cerrará.
8.  La raíz del problema: "Gastar primero y cobrar después", este es el mal endémico de la región. Se ejecutan gastos antes de tener el dinero en mano. Esto obliga a usar el Fondo de Reserva no para imprevistos (emergencias), sino para financiar la morosidad de terceros. La contabilidad de orden es la única que deja en evidencia este vicio administrativo.

Palabras finales:

El fondo de reserva no es un enemigo ni un misterio. Es una herramienta financiera fundamental para la sostenibilidad de cualquier comunidad de propietarios. Con una contabilidad transparente, basada en principios sólidos y apoyada en herramientas como Odoo Condominio, los conflictos se reducen y la confianza crece.

La información es poder, y en la administración de condominios, la información financiera clara y correcta es el poder que transforma la convivencia.

Anexo: Glosario de Términos

Acerca de los Autores

Este artículo es el resultado de un profundo debate entre especialistas en contabilidad de condominios y expertos en implementación de Odoo Condominio. Agradecemos especialmente al equipo de Administración Bucaramanga - Colombia por su dedicación en traducir conceptos técnicos complejos en guías prácticas para administradores y contadores de toda Latinoamérica.

https://incp.org.co/publicaciones/infoincp-publicaciones/2024/06/ctcp-actualizo-su-orientacion-tecnica-relacionada-con-las-propiedades-horizontales/