Registro / Carga de pagos de propiedades
Fase 1: CONTABILIDAD INGRESOS - RECAUDACIÓN INTERNA
La contabilidad de ingresos por recaudación interna en condominios registra dos acciones contables secuenciales: primero, al emitir los recibos, se debita Cuentas por Cobrar y se acreditan las cuentas de Ingresos por Cuotas y Aporte al Fondo de Reserva, reconociendo así el derecho de cobro y la obligación de los copropietarios. Segundo, al recibir el pago, se debita Banco y se acredita Cuentas por Cobrar, reflejando la entrada real de efectivo que liquida la deuda previamente registrada.
Fase 2: CONTABILIDAD EGRESOS - PAGOS A PROVEEDORES
La contabilidad de egresos por pagos a proveedores en condominios se ejecuta mediante dos asientos consecutivos: inicialmente, al recibir la factura del proveedor, se debita una cuenta de Gasto (como Mantenimiento o Servicios) y se acredita Cuentas por Pagar, registrando así la obligación de pago contraída. Posteriormente, al realizar el desembolso, se debita Cuentas por Pagar y se acredita Banco, documentando la salida de fondos que extingue la deuda pendiente.Inicio de proceso de registro
El proceso de recaudación es el cierre del ciclo de la Fase 1. Es el momento en que el copropietario cumple con su obligación legal de contribuir a los gastos comunes y el administrador reconoce formalmente el ingreso de los fondos. En nuestra plataforma, este proceso está diseñado para ser ágil, transparente y auditable.
Abordaremos las dos metodologías de carga que garantizan la eficiencia del flujo de caja:
Opción 1: Gestión Centralizada (Carga Manual por el Administrador)
Esta es la vía para procesar pagos recibidos de propietarios por canales tradicionales o transferencias directas reportadas por medios externos.
Flujo de Trabajo:
- Recepción de Información: El administrador consolida los soportes de pago recibidos vía correo electrónico, WhatsApp o depósitos físicos.
- Acceso al Sistema: Dentro de Odoo, dirígete al módulo de Facturación o Contabilidad.
- Ubicación: En el panel superior, selecciona el menú Gestión de Condominio.
- Navegación: Haz clic en la sección de Pagos / Transferencias Propiedades.
- Creación: Pulsa el botón "Crear". Aquí deberás indicar la propiedad, el monto, la fecha de la transacción y el diario contable (Banco o Caja) donde ingresó el dinero.
Consejo Proceso Opcional: Asegúrate de adjuntar el comprobante digital en el registro de Odoo Condominio para que la auditoría sea inmediata en caso de reclamos.
BLOQUE 1 | BLOQUE 2 |
1.1 Propiedades: Propiedad referida el pago | 2.1 Diario: Diario contable donde se registrará el asiento contable del recaudo. Baco / Efectivo. |
Puede Acceder a la deuda a la fecha de este propiedad en los botones de acciones de tu ficha de pago, parte central del registro.
Desde la Agrupación que te muestra el sistema, debes entrar a la deuda antigua y agregar pago. En esta agrupación puedes aplicar selección todas las deudas y abonar saldo de forma masiva.
Opción 2: Autogestión (Carga Directa desde el Portal del Propietario)
La forma más eficiente de gestionar un condominio es involucrando al copropietario. Esto reduce la carga administrativa y acelera el proceso de cobranza.
Flujo de Trabajo para el Propietario:
- Ingreso al Portal: El usuario accede con sus credenciales al Portal del Copropietario.
- Sección de Pagos: Navega hasta el botón de "Informar Pago" o sección de Pagos.
- Registro de Datos: Completa los campos: fecha, banco de origen/destino, número de referencia e importe.
- Validación Automática: Si la propiedad tiene un solo recibo pendiente, el sistema asigna automáticamente el pago a esa deuda, cambiando su estado a "Pagado" para el usuario, pero manteniendo un estado contable de "Por Conciliar".
- El Rol del Administrador: Aunque el sistema procesa el pago para efectos visuales del propietario, el administrador debe realizar la Conciliación Bancaria. Este es el paso final donde se valida que el dinero efectivamente ingresó al estado de cuenta del banco, cerrando el ciclo financiero con total seguridad.
Puede apoyar a su comunidad de copropietarios invitándoles a ver el siguiente tutorial o compartirlo en los grupos de comunicación de la Propiedad Horizontal.
https://odoocondominio.com/slides/slide/portal-para-propietarios-acceso-y-reportar-pago-de-condominio-382?fullscreen=1
Opción 3: Un mismo Titular propietario de múltiples Propiedades / Locales - Control de Pagos
En la administración de condominio te encontrarán con el escenario que un mismo Titular puede ser dueño de diferentes de Propiedades. En el derecho venezolano, la deuda de condominio es una obligación propter rem (ligada a la cosa).
Las deudas de condominio son obligaciones propter rem (que siguen a la cosa). Esto significa que la deuda está atada al inmueble en sí, y subsidiariamente el titular actual de la propiedad responde por ella
La deuda en condominio recae directamente sobre el inmueble, por lo que la propiedad misma responde por la deuda, y el titular actual es el responsable legal directo de pagarla, independientemente de si se originó antes de adquirirla. La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) establece los siguientes puntos clave:
- La obligación sigue a la propiedad: Según el Artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal, la obligación del propietario por los gastos comunes siempre sigue a la propiedad, incluso sobre gastos causados antes de haberla adquirido. Para la comunidad del condominio, el nuevo dueño es el deudor.
- El inmueble es la garantía: El propietario moroso responde con el bien inmueble. Esto significa que, en caso de un juicio por cobro de bolívares, el apartamento o local puede ser embargado y rematado judicialmente para cubrir la deuda.
- Fuerza ejecutiva: Las planillas de liquidación emitidas por el administrador tienen fuerza ejecutiva por mandato del Artículo 14 de la Ley de Propiedad Horizontal, lo que permite a la junta acudir a los tribunales para un cobro rápido
Cómo registramos si un titular realiza un pago global por ejemplo 2 propiedades en Odoo Condominio?:
El Sistema tiene una cuenta por cobrar independiente por Propiedad, si el titular realiza el pago global en una sola, abonando para dos propiedades diferentes:
1.- Si el registro fue previamente cargado por el Titular, este registro inicial pasa a borrador
2.- Se modifica el importe para la propiedad actual,
3.- y el restante se debe crear un nuevo registro de pago para la propiedad que corresponda.
4.- En caso que el pago lo este cargando el Administrador, debe realiza el prorrateo y asignarle el importe que corresponda a cada propiedad
Importante: Todos los nuevos registro de pago deben contar con la misma Referencia de Banco, Fecha de Pago, solo modificar la Propiedad / Local al cual se le realizará el abono:
4.- Al final del proceso le quedaran tantos registro necesarios como se muestra en pantalla:
Una vez crear el registro de pago, debemos continuar:
Reconciliación Pago y Recibo de Condominio
https://odoocondominio.com/slides/slide/registro-carga-de-pagos-de-propiedades-393
Fin del Proceso
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