Guía de Implementación: Fase 2 - Auditoría de Carga Inicial (Propiedades y Deuda Inicial)

Una vez ejecutada la carga masiva en el sistema, nos adentramos en una de las etapas de control más críticas para la tranquilidad operativa del administrador: la verificación. Realizar esta fase de forma rigurosa garantiza que los cimientos contables y operativos de su comunidad sean 100% fidedignos, permitiéndole asumir el control absoluto con total seguridad y transparencia ante los copropietarios desde el primer día.

🔍 Objetivo de la Fase

El objetivo principal de esta fase es que el Administrador del Condominio valide de forma directa en la plataforma Odoo Condominio que toda la información cargada masivamente por el equipo técnico sea totalmente cónsona con los datos suministrados inicialmente en sus plantillas y registros físicos o digitales previos.

👥 Responsable de la Actividad

• Administrador del Condominio: Único responsable de la revisión, validación y ajustes finales de la información dentro del sistema.

🛠️ Actividades a Realizar

La auditoría de la carga inicial se divide en dos procesos clave que deben ejecutarse con atención al detalle:

1. Auditoría de Propiedades y Propietarios

En esta actividad, el administrador debe navegar por el módulo correspondiente para revisar, analizar y confirmar la correcta sincronización de la estructura física y humana del condominio:

• Validación Inmobiliaria: Verifique que el número, nombre o identificación de cada propiedad (apartamento, casa o local) sea exacto.
• Revisión de Alícuotas: Confirme que el porcentaje de alícuota asignado a cada inmueble coincida exactamente con los documentos legales o el presupuesto aprobado.
• Datos del Titular: Valide que el nombre del propietario esté correctamente asociado a su respectiva propiedad y compruebe que el correo electrónico registrado esté activo, ya que este será el canal para el envío automatizado de recibos y notificaciones de cobro.

Ubicar menú vertical  -> Módulo de Contactos

Puede realizar su auditoría en la vita de Fichas (kanban) o cambiar para la vista Lista

Puede cambiar a la vista lista para facilitar el análisis 

2. Auditoría de Deuda Inicial (Morosidad Histórica)

Esta actividad consiste en contrastar la cartera de morosidad cargada en el sistema contra sus libros, reportes o sistemas contables externos anteriores:

• Cruces de Saldos: Valide que el monto adeudado por cada propiedad reflejado en Odoo Condominio coincida exactamente con el saldo heredado de la gestión pasada.
• Capacidad de Corrección Directa: Si durante la auditoría detecta alguna discrepancia o error en un registro, el administrador tiene la facultad de modificarlo directamente en el sistema. Para ello, puede ingresar al registro de la factura o deuda inicial para:
  • Editar el importe o monto exacto.
  • Eliminar un registro erróneo.
  • Agregar o reasignar una deuda a la propiedad que verdaderamente le corresponda.

Ubicar menú vertical  -> Módulo de Facturacion Contabilidad -> Gestión Condominio -> Gestión Ordinaria

Para facilitar el trabajo de auditoría deuda inicial puede agrupar registro por Propiedad, para lograr este objetivo clic en barra de búsqueda central clic en Agrupar por Propiedad

Las agrupación te darán información de totales en deuda, para verificar los detalles clic en la Propiedad para desplegar grupo

Para eliminar o modificar un registro, clic en el recibo a gestionar, para eliminar ubique el icono engranaje  -> Eliminar

Para modificar una vez dentro del Registro ubicar la sección Líneas de factura y modificar el importe y luego clic en guardar de forma manual 

⚠️ Nota de Control: Una auditoría exitosa en esta fase previene reclamos futuros de los copropietarios y asegura que los reportes financieros que emita Odoo Condominio reflejen una imagen fiel y transparente de la realidad económica del condominio.